Fatores em um sistema de informação contábil gerencial

À medida que as empresas crescem fora de seu período inicial e expandem em tamanho e oferta de produtos ou serviços, suas necessidades de contabilidade e informação mudam. A maioria das pequenas empresas iniciantes começa com um pacote de contabilidade off-the-rack, como Peachtree ou QuickBooks e executar os relatórios contábeis básicos a partir deles. Quando o negócio cresce e o planejamento estratégico se torna mais crítico, os proprietários e gerentes de negócios precisam de informações financeiras e operacionais mais sofisticadas para fundamentar suas decisões.

Informação oportuna

Um sistema de informações gerenciais deve fornecer informações oportunas. Não adianta descobrir seis meses após o fato de que as vendas em uma determinada linha de produtos ou área geográfica tenham despencado. Os gerentes precisam de informações rápidas sobre as vendas, o lucro final e outras métricas importantes logo após elas ocorrerem, a fim de fazer alterações para evitar problemas pendentes. Por exemplo, se um gerente recebe um relatório sobre as vendas da semana passada, indicando que houve muito poucas vendas em Houston, ela pode diagnosticar o problema; pode ser uma falha no envio, um problema de marketing ou um dos muitos desafios comerciais que podem ser resolvidos rapidamente depois de identificados.

Informações críticas em um relance

É possível ter um sistema de informações de gerenciamento que seja muito robusto. É tentador imprimir e analisar todos os 300 relatórios que um sistema pode gerar; no entanto, isso geralmente resulta em sobrecarga de informações, e é provável que um importante prenúncio de sucesso ou fracasso possa ser esquecido na montanha de números. Os números críticos que uma empresa precisa manter em dia devem ser acessíveis rapidamente. Esses números devem estar alinhados com os orçamentos gerais e as metas estratégicas da empresa para garantir que estejam no caminho certo.

Informação relevante

Os números extraídos de um sistema de informações gerenciais devem ser os corretos. Por exemplo, se uma empresa vende vários produtos em vários pontos de venda, as informações produzidas devem mostrar resultados tanto pelo produto quanto pela localização. Ter apenas números combinados para todos os produtos ou todos os locais pode ocultar problemas individuais. Assim como a simplicidade necessária do sistema, ter os números certos envolve alinhar o sistema de relatórios com os principais fatores de sucesso da empresa.

Treinamento e educação contínuos

Um sistema de informação gerencial é tão forte quanto as pessoas que o operam e analisa seus resultados. Os funcionários devem receber treinamento contínuo no sistema, incluindo atualizações. Eles também devem ser treinados para entender completamente o que significam os números e como identificar um problema de fermentação. O sistema deve ter um guia de operações para que os novos funcionários possam aprender da maneira correta quando começar, em vez de depender de outra equipe para repassar as informações.