Fax vs. Segurança de e-mail

Apesar do aumento do e-mail e da movimentação para o escritório sem papel, o fax continua sendo um dispositivo, com mais de 100 bilhões de faxes sendo enviados anualmente para o mundo todo, um número da Davidson Consulting, relatado pela Sagem-Interstar, uma empresa de software de fax IP. À medida que as preocupações crescem em torno de questões de segurança de e-mail, como códigos maliciosos, phishing e roubo de senhas, o envio de dados confidenciais por fax pode parecer uma opção mais segura, mas isso pode não ser o caso.

O email

O email tornou-se o principal meio de enviar documentos eletronicamente. E-mail pode ser usado para enviar texto e imagens, que são convertidos em formato digital e enviados pela Internet. Mensagens curtas podem ser enviadas no corpo do e-mail, enquanto documentos maiores podem ser enviados como um arquivo anexado. O e-mail é rápido e conveniente, mas tem algumas desvantagens, como a efemeridade e o fato de não ser juridicamente vinculativo.

Fax

Antes de o e-mail se tornar comum, os faxes eram o principal meio de enviar documentos rapidamente entre dois locais distantes. No envio de fax, as imagens e o texto são lidos em uma extremidade e divididos em uma coleção de 1 'e 0'. Esta informação binária é então enviada através de uma rede telefônica para outra máquina de fax, que decodifica os dados e imprime uma cópia da imagem original. Praticamente todos os aparelhos de fax compartilham um único protocolo, conhecido como G3, que os instrui sobre como lidar com os dados de imagem enviados entre eles. Os faxes são relativamente rápidos e os documentos enviados por fax têm a vantagem de serem vinculativos para fins legais. O envio de fax tem a desvantagem de perda de dados e os aparelhos de fax exigem que os consumíveis físicos, como papel e toner, funcionem.

Problemas de segurança de email

O e-mail é vulnerável à interceptação por destinatários não autorizados que recebem uma cópia por engano ou que deliberadamente obtêm acesso a contas de e-mail de outras pessoas. Criminosos podem infectar sistemas de computador com software malicioso que pode roubar senhas e informações de login ou permitir acesso a todo o sistema do computador, permitindo a leitura de e-mails. E-mail também pode ser usado para enviar malware, que pode infectar os sistemas de computador dos destinatários, causando problemas de segurança e perda de dados. O e-mail pode ser usado para distribuir spam, perda de tempo e desperdício de recursos em mensagens comerciais que interrompem o uso normal de e-mail. E-mails podem ser usados ​​para phishing - e-mails fraudulentos que parecem vir de um banco ou outro remetente legítimo e que tentam induzir o destinatário a fornecer informações confidenciais, como detalhes de login seguros.

Segurança de fax

Como todos os faxes usam o mesmo protocolo, um fax enviado de uma máquina pode ser recebido e impresso por qualquer outro fax, independentemente de pertencer ou não ao destinatário pretendido. Como as informações de fax são enviadas pela rede telefônica, é teoricamente possível que alguém com acesso não autorizado à rede possa interceptar as informações. Como um fax é um documento físico, ele pode cair nas mãos erradas. Por exemplo, se o aparelho de fax estiver localizado em um escritório compartilhado ou em outra área comum, outras pessoas, além do destinatário pretendido, poderão coletar o fax ou algumas de suas páginas.

Segurança geral

Embora o e-mail traga algumas preocupações de segurança, você pode atenuá-los instituindo boas práticas de segurança, como segurança de senhas, uso de firewalls e softwares antimalware em sistemas de computador e garantindo que os e-mails sejam enviados apenas para os destinatários pretendidos. Os faxes são menos seguros em alguns aspectos, mas são mais difíceis de segmentar à distância. Se o fax for enviado usando a telefonia da Internet, é potencialmente vulnerável a riscos semelhantes de segurança do computador como um email. Uma boa segurança de fax consiste em garantir que os remetentes tenham o número de fax correto, garantindo que as informações confidenciais não sejam enviadas a um fax em uma área pública e garantindo que todas as páginas sejam recebidas e agrupadas antes de deixar o aparelho de fax.