Os recursos de um sistema de gerenciamento de informações

Muitas empresas usam algum tipo de sistema de gerenciamento de informações, ou IMS. Algumas empresas menores fazem isso através de um banco de dados encontrado na maioria dos produtos de software de escritório. Outros compram o IMS externo e integram esses sistemas ao software usado atualmente. O tipo de sistema de gerenciamento de informações que uma empresa escolhe depende de quanto valor o sistema pode trazer para a empresa.

Gerenciamento de banco de dados

O principal recurso de um sistema de gerenciamento de informações é sua capacidade de armazenar dados e tornar esses dados fáceis de recuperar pelos usuários do sistema. O tipo de banco de dados escolhido determina como o sistema de gerenciamento de informações responde a solicitações ou consultas por informações. Sistemas que usam um banco de dados relacional armazenam os dados em tabelas separadas, em vez de uma tabela grande. Depois que os dados são armazenados, os administradores do banco de dados conectam tabelas de dados relevantes entre si por meio do uso de chaves. Essas chaves identificam o relacionamento entre os dados em uma tabela e os dados em outra tabela. Bancos de dados relacionais fornecem uma resposta mais rápida a consultas e armazenam mais informações do que bancos de dados hierárquicos. Bancos de dados hierárquicos sempre acessam dados que começam no topo do banco de dados e se movem para baixo. Não analisa a relação entre diferentes informações.

Relatórios

A próxima característica mais importante de um sistema de gerenciamento de informações vem na forma de relatórios. Um sistema de gerenciamento de informações é tão bom quanto os relatórios gerados. A capacidade de produzir informações que ajudam você no processo de tomada de decisão é um atributo fundamental para esse tipo de sistema. A maioria dos IMS fornece vários modelos de relatórios, enquanto outros também oferecem a capacidade de criar relatórios específicos personalizados para suas necessidades e salvar esses relatórios como um modelo para uso por outras pessoas.

Acesso livre

Um sistema de gerenciamento de informações que permite acesso aberto à arquitetura do sistema permite que uma empresa cumpra mais facilmente com as regulamentações externas e os requisitos internos. Acesso aberto significa que a empresa pode integrar mais facilmente o IMS aos sistemas existentes. Essa capacidade reduz a necessidade de pessoas de serviço externas realizarem mudanças no serviço interno. O acesso aberto também reduz suas despesas de manutenção porque os recursos internos podem gerenciar a manutenção do sistema.

Integração

Os sistemas de gerenciamento de informações geralmente se integram aos sistemas existentes da empresa. O quanto esses sistemas variados integram muitas vezes cria muitos desafios para recursos internos e externos. Um bom IMS facilita a integração com sistemas legados, permitindo que a empresa mantenha os investimentos em equipamentos já realizados.

Escalabilidade

Como nem todas as empresas exigem a oferta completa de alguns sistemas de gerenciamento de informações, a escalabilidade se torna uma consideração importante na compra. As empresas menores podem exigir uma versão reduzida de um IMS agora, mas dentro de alguns anos exigem recursos adicionais e recursos maiores de gerenciamento de banco de dados. A aquisição de um sistema escalável dá à empresa espaço para crescer sem perder seu investimento inicial.