Recursos de um sistema de folha de pagamento

Como a folha de pagamento é tão complexa, pode levar horas longe de seu negócio principal e levar a erros caros, muitos proprietários de pequenas empresas confiam em seus contadores, sistemas de software automatizados ou terceirizados para cuidar disso. Independentemente do serviço escolhido, os recursos podem e devem ser personalizados para atender às necessidades do seu negócio. Os sistemas de folha de pagamento mais eficazes oferecem vantagens em termos de tempo, custo, precisão e organização.

Precisão

Seu sistema de folha de pagamento deve ser capaz de acomodar seus funcionários e suas várias horas de trabalho. Uma vez que um bom sistema esteja em vigor, você terá um registro preciso das horas de trabalho de seus funcionários. Um sistema automatizado minimiza a possibilidade de erro humano, já que o único fator real é se os funcionários lembram de entrar e sair do relógio. Um contador interno ou contador, no entanto, pode facilmente fazer correções quando os empregados se esquecem de sair para almoçar ou quando o cronômetro quebra. O sistema de folha de pagamento funciona como um terceiro neutro que registra com precisão as horas de trabalho quando você terceiriza suas funções de folha de pagamento.

Deduções

Os sistemas de folha de pagamento não gravam simplesmente horas de trabalho e pagam. Eles devem ser configurados para operações mais complexas, como deduções para fins de impostos e benefícios. Entre os impostos estaduais e federais, o Medicare e o Seguro Social, além do plano de benefícios para o qual cada colaborador contribui, uma quantidade substancial de cálculos é necessária. A maioria dos sistemas de folha de pagamento pode ser personalizada para acomodar suas necessidades de impostos e benefícios e pode ser ajustada para as circunstâncias específicas de cada funcionário. O pessoal interno da folha de pagamento e os contratados externos devem estar bem informados sobre quais deduções são exigidas pela lei. Independentemente do sistema de folha de pagamento que você usa, no entanto, você é o responsável final pelos relatórios precisos e pelo pagamento de impostos sobre a folha de pagamento.

Manutenção de registros

Outra característica de um sistema de folha de pagamento é que ele pode ser usado para manter registros detalhados e precisos. Esses registros podem ser armazenados em um banco de dados principal no site, on-line ou em um recurso externo de manutenção de registros. A manutenção de registros pode ajudá-lo a monitorar tendências, como quanto tempo extra você está pagando e quantos funcionários participam dos planos de aposentadoria da sua empresa. Os registros também garantem que você está cumprindo todas as leis relevantes e pode prepará-lo para uma auditoria ou qualquer outro tipo de investigação de sua empresa quando você configura seu sistema para monitorar essas atividades. Um sistema de folha de pagamento que armazena com precisão as horas torna a preparação de impostos de fim de ano mais suave também.

Racionalização

Um sistema automatizado de folha de pagamento pode ajudar a eliminar o trabalho pesado, agilizando todo o processo de agendamento, manutenção de registros e pagamento. Os funcionários podem acessar seus registros, imprimir recibos de pagamento e, em alguns casos, solicitar solicitações de tempo livre por meio de um sistema automatizado de folha de pagamento. Sistemas efetivos de folha de pagamento de todos os tipos podem ser padronizados e simplificados com orientações antecipadas. Você pode direcionar administradores de terceiros, sistemas automatizados e contadores internos para depositar os ganhos diretamente nas contas bancárias dos funcionários, eliminando a necessidade de você fazer cheques pessoais. Você pode automatizar os sistemas para alertá-lo quando os funcionários estão pagando horas extras ou quando os funcionários passam certa quantidade de tempo alocado, que porcentagem dos 401 (k) pagamentos correspondentes que você autoriza e quanto cobrar pelos prêmios de assistência médica.