Regras de dedução de folha de pagamento com retenção federal

As regras que regem os impostos retidos na folha de pagamento dos funcionários preenchem um livreto do Internal Revenue Service de 67 páginas cheio de tabelas e letras pequenas. O IRS divulga uma versão atualizada da Publicação 15, Circular E, o Guia Fiscal do Contratante, todos os anos, porque não apenas existem muitas regras, mas às vezes elas mudam. Serviços de folha de pagamento e alguns softwares de folha de pagamento mantêm-se atualizados sobre essas regras e o ajudarão a reter os impostos apropriados do pagamento de cada empregado.

Documentação

Cada um dos seus funcionários deve preencher um formulário W-4. O W-4 contém o nome legal, o número do seguro social, o estado civil, o número de licenças, os valores adicionais de retenção e o status de isenção do funcionário. Esta é a informação que você precisa para calcular a retenção de impostos federais para cada empregado. Mantenha uma cópia assinada do arquivo W-4 de cada funcionário. Se você não tiver um W-4 para um funcionário, consiga um antes de configurá-lo para a folha de pagamento, porque se o IRS decidir auditar sua empresa, eles solicitarão esses formulários.

Impostos federais

Use as tabelas da Publicação 15 do IRS, Circular E, para calcular o montante de impostos que você retém para cada empregado. Seu funcionário imaginário, Joe Smith, ajudará você a entender as etapas envolvidas no cálculo da retenção de impostos federais de cada funcionário. Você paga Joe Smith US $ 1.000 por semana. Em seu W-4, ele checou “casado” na linha 3, e ele tem cinco subsídios na linha 5. Multiplique suas cinco licenças pelo subsídio de retenção semanal da Receita Federal, que é de $ 75, na data da publicação, para uma retenção total. subsídio de US $ 375. Subtraia o subsídio de retenção, US $ 375, do salário semanal de Joe, US $ 1.000, para obter US $ 625, que é a sua renda depois da mesada.Vá para a Tabela 1 (b), a tabela de pessoa casada para um período de pagamento semanal. a renda de abatimento cai entre US $ 503 e US $ 1.554 De acordo com a tabela, cada período da folha de pagamento retém US $ 34, 30 mais 15% de qualquer renda acima de US $ 503. Subtraia US $ 503 de US $ 625 para um total de US $ 122. Multiplique US $ 122 por 15% para um total de US $ 122. US $ 18, 30 Adicione US $ 18, 30 a US $ 34, 30 para obter o montante de retenção do período por período de pagamento, que é US $ 52, 60 por semana Sim, é isso que você precisa fazer para cada um dos seus funcionários calcular manualmente o valor da retenção de impostos federais.

FICA

Calcule o FICA usando o lucro tributável. A retenção do FICA consiste em impostos da Previdência Social mais os impostos do Medicare. Use os números da Publicação 15 para calcular a taxa de retenção da Previdência Social sobre o lucro tributável até o limite básico. No momento da publicação, essa taxa é de 6, 2% e o limite básico é de US $ 113.700. Suspenda os impostos do Medicare usando a taxa fixa do Medicare da Publicação 15. A taxa é de 1, 45% sobre a renda de até US $ 200.000 e de 0, 9% sobre a renda acima de US $ 200.000. Medicare não tem limite de base. Os funcionários são responsáveis ​​por metade de suas obrigações no FICA. Sua empresa deve corresponder ao pagamento do FICA para pagar a outra metade da obrigação de cada funcionário.

Retenções

Nunca gaste os impostos que você retém do pagamento do empregado porque ele não pertence à sua empresa. As retenções de impostos federais que você retira do pagamento de seu empregado pertencem ao IRS. Durante o período entre a retenção dos impostos e o envio do dinheiro ao IRS, esses impostos retidos representam um passivo para a sua empresa.