Cinco etapas de um processo de licitação

Muitas pequenas empresas buscam expandir seu mercado fazendo lances em projetos maiores ou mais de longo prazo. Os contratos podem incluir Solicitações de Propostas (RFPs) governamentais ou empresas que buscam ser o provedor principal de um determinado produto ou serviço para um grande acordo de conglomerado. Ao licitar um contrato, siga cinco etapas básicas para melhorar suas chances de receber o contrato.

Pesquisa e Planejamento

Essa etapa leva tempo para estabelecer as qualificações da sua empresa para atender às necessidades do projeto. É fundamental saber que sua empresa tem a experiência e os recursos para atender às necessidades de um contrato importante. Na fase de pesquisa e planejamento, observe seu próprio plano de negócios como um recurso para obter informações. Use as informações de solicitação de lance do contrato e, em seguida, retire os detalhes relevantes do seu próprio plano de negócios e aperfeiçoe-o para o projeto. Faça mais pesquisas sobre a empresa, publicando o pedido de compra para entender a missão e a visão da empresa. Você usará todas essas informações para estruturar seu lance de maneira adequada às necessidades da solicitação.

Preparando o lance

A criação do lance exige que você personalize seu plano de negócios para destacar como sua empresa pode atender à solicitação de lance. Considere os custos de materiais, prazos e mão-de-obra necessários para concluir o lance. Lembre-se de que uma oferta nem sempre é dada ao preço mais baixo, mas é dada, em vez disso, à empresa mais capaz de atender às necessidades da oferta. Repasse os custos, verifique se são precisos e justificam os custos, com base nas necessidades do projeto. Seja claro se você está fornecendo descontos ou serviços premium e por que isso é benéfico para o projeto.

Envie o lance

A maioria das agências governamentais que buscam uma RFP ou uma solicitação de cotação (RFQ) utilizam portais on-line para enviar ofertas. Certifique-se de aprender como os portais funcionam e de que a submissão vai para o lugar certo com a documentação correta anexada em um arquivo PDF combinado. O Small Business Administration (SBA) local é um bom recurso para ajudar a navegar pelos sistemas do governo. Se a oferta for para uma organização do setor privado, descubra o melhor método de entrega de lances. Embora os formatos digitais sejam amplamente aceitos porque são facilmente distribuídos aos interessados, algumas organizações podem querer propostas impressas. Siga suas regras para estabelecer seu profissionalismo.

Plataforma de apresentação

Se você tiver feito todo o trabalho através do preço e do envio do lance corretamente, poderá ter a oportunidade de reunir-se com a equipe decisiva que está analisando o lance. No mundo digital de hoje, espere apresentar pessoalmente ou via reuniões on-line. Esteja preparado para responder a perguntas sobre o lance, forneça detalhes adicionais sobre preços ou cronogramas. Esse é frequentemente o estágio em que você pode ser perguntado se esse é seu lance "melhor e final". Tome uma decisão se houver espaço para ajustes e informe ao grupo que você pode fornecer um lance revisado, se necessário. Certifique-se de detalhar o que muda por um preço menor, seja a qualidade dos materiais, a experiência do trabalho ou qualquer outro fator que afeta o produto final.

Obtendo o prêmio do contrato

Certifique-se de descobrir quando o contrato será adjudicado. Embora esses cronogramas estejam sujeitos a alterações, você deverá definir seus calendários e ter tempo suficiente para fazer os preparativos necessários para cumprir o contrato. As agências de premiação não esperam que um projeto comece imediatamente após o prêmio, mas você precisará iniciar o diálogo sobre a definição das datas de início. Mantenha-se em comunicação com o líder de sua agência, observe os pedidos de alterações no escopo e forneça ajustes no contrato para eles. Seja profissional e entregue na hora certa para aumentar suas chances de ganhar prêmios futuros.