Formas de Cartas de Negócios

A comunicação clara é a pedra angular de um negócio de sucesso, e escrever cartas é um dos principais meios através dos quais você se comunica. Se as suas cartas comerciais são entregues em cópia impressa ou eletronicamente, as palavras e a mensagem causam uma impressão no destinatário. As cartas comerciais também fornecem documentação, portanto, certifique-se de usá-las adequadamente. Dominar as formas mais comuns de cartas de negócios para funcionários, clientes e partes interessadas garantirá que suas comunicações sejam eficazes.

Cartas de vendas

Cartas de vendas são ferramentas comuns usadas para promover seus produtos ou serviços. Essas cartas são persuasivas por natureza e fornecem um chamado à ação em algum momento. Por exemplo, se você administra uma empresa de contabilidade, pode enviar uma carta a possíveis clientes no momento do imposto apresentando-se e oferecendo seus serviços. Tal como acontece com a maioria das comunicações da sua empresa, você deve identificar o leitor antes de escrever a carta. É mais provável que você queira enviar uma carta geral que você enviará para clientes desconhecidos em potencial em uma lista de correspondência de maneira diferente de uma carta pessoal para um CEO, por exemplo. Mesmo ao enviar cartas de vendas para um grupo que você coletou de uma lista de discussão, você deve envidar todos os esforços para endereçar a carta a um indivíduo nomeado. Inclua recursos e benefícios na carta e peça uma visita, telefonema ou compra.

Cartas de resposta

Como proprietário de uma pequena empresa, muitas vezes você será solicitado a responder a consultas de clientes, investidores e funcionários em potencial. Uma resposta imediata pode desempenhar um papel significativo em como sua carta é recebida. Consulte a consulta na abertura da carta e ofereça gratidão pelo interesse em seu negócio. Responda a pergunta com clareza e consulte as brochuras, fichas de preços ou endereços de sites incluídos na carta. Por fim, você terá que conceder ou recusar a solicitação que veio na consulta. Seja claro e sem remorso sobre sua decisão. Ofereça uma breve explicação caso você deva recusar uma solicitação, combinada com sugestões para as quais a pessoa pode pedir ajuda. Ao conceder uma solicitação, use a carta como uma oportunidade para vender goodwill adicional através de um pequeno parágrafo promovendo sua empresa.

Reivindicações

Se você tem uma reivindicação e precisa de uma resposta de um fornecedor ou fornecedor, ou está respondendo a uma reivindicação de um cliente, você provavelmente encontrará a necessidade de responder com uma reclamação ou carta de ajuste. Seja claro em sua escrita e específico sobre o problema que a carta aborda. Mantenha um tom respeitoso para obter os melhores resultados. Honre os sentimentos expressos por clientes insatisfeitos que solicitam um ajuste ou reembolso. Lembre-se de que toda comunicação que você escreve fornece uma oportunidade para construir boa vontade.

Formatos

Todas as suas cartas comerciais devem seguir um formato preciso para manter um tom profissional. Se você não usar um papel timbrado da sua empresa, coloque seu nome e endereço no topo da carta, seguido da data em que o envia. Em seguida, escreva o nome e o endereço da pessoa para quem você está enviando a carta, seguida da saudação. Faça alguma pesquisa para encontrar um nome e um título correto da pessoa para quem você está escrevendo. Por exemplo, os médicos percebem quando você os aborda como "Sr." ou "Ms." em vez de "Dr." Após a saudação, escreva sua carta usando um formato de bloco, com cada parágrafo justificado à esquerda, usando um espaço duplo entre os parágrafos. Clareza e brevidade são ferramentas de negócios valiosas e devem ser usadas ao escrever uma carta comercial. Chegue ao ponto rapidamente. Faça backup de sua solicitação ou resposta específica com detalhes de suporte. Feche com uma recapitulação da abertura, seguida por uma chamada à ação, se necessário. Encerre com “sinceramente” ou “obrigado” e deixe cerca de quatro espaços para assinar a carta.