Elementos Fundamentais da Comunicação Empresarial

A comunicação empresarial aparece de várias formas dentro de uma organização. As empresas se comunicam com clientes por meio de sites, relatórios ou periódicos. As comunicações internas incluem telefones, correio de voz, boletins informativos da empresa e o sistema de e-mail interno, para citar alguns. Em todos os casos, seja a comunicação empresarial interna ou externa à empresa, três elementos fundamentais para o seu sucesso são clareza, estrutura e conhecimento do seu público.

Clareza

Escrever ou se comunicar com clareza é talvez o elemento mais importante da comunicação. As comunicações comerciais eficazes chegam ao ponto, dizem exatamente o que se entende sem inserir o discurso duplo e são transmitidas nos termos mais simples possíveis. O uso do vernáculo comum, em vez de acrônimos da indústria conhecidos apenas por alguns, torna a comunicação mais acessível ao ouvinte ou ao leitor e é facilmente compreendida.

Estrutura

Como uma boa narrativa, a comunicação empresarial exige um começo, um meio e um fim. Seguir esta estrutura lógica é fácil para um leitor ou ouvinte, como é o que a maioria das pessoas aprendeu a entender. Use essa estrutura para qualquer tipo de mídia de comunicação, relatórios, e-mails ou correio de voz; também empregá-lo durante as reuniões da empresa. Seja sucinto e evite falar demais, e sua mensagem deve passar.

Público

Entenda seu público. Quando você se comunica com um cliente, escolha o vernáculo que ele entenderá, em vez da terminologia que está fora de seu conhecimento. O mesmo conceito se aplica quando se fala com colegas ou outros membros da equipe interna. Acrônimos podem economizar espaço, mas a maioria das pessoas não saberá o que elas significam; as comunicações escritas resultantes parecem com sopa de letrinhas. Direcione seu tópico para seu público - não force seu público a se adequar ao tópico.

Consistência

Seja consistente em suas comunicações; não tome posturas opostas, o que serve apenas para confundir o ouvinte ou o leitor. Escolha o lado do problema que você pretende voltar e cumpri-lo. Usar uma voz e estilo consistentes ajuda o público a se envolver com a mensagem e desenvolver a confiança em sua empresa ou produto. É improvável que as pessoas confiem nas informações contidas em uma mensagem que seja inconsistente ou contraditória.

Médio

Use o meio certo para atender seu público. Se a mensagem pedir uma carta pessoal ou um email, use essa mídia para a mensagem. Se requer comunicações de voz para voz ou face a face, o email é a escolha errada. O meio usado para comunicação empresarial empresta credibilidade à mensagem, portanto, fique com o meio que suporta a mensagem.