Regras contábeis GAAP para expensar amostras

Fornecer amostras aos clientes é uma ferramenta promocional importante para muitas empresas e elas costumam ser usadas para incentivar uma compra imediata ou futura. A forma como a amostra é oferecida e contribui para o seu resultado financeiro ajuda a determinar como você contabiliza sua despesa de compra ou fabricação sob os princípios contábeis geralmente aceitos, ou GAAP. Algumas amostras são uma despesa de marketing igual a panfletos promocionais ou anúncios publicitários, enquanto outras são vinculadas ao custo de vendas e devem ser contabilizadas como produtos vendidos.

Despesas sob o GAAP

Quando você percebe a receita da venda de um bem, as despesas vinculadas à aquisição de seus dólares devem ser reconhecidas no mesmo período de acordo com o GAAP. Imagine os itens contribuintes em um cálculo de custo de mercadorias vendidas, como matérias-primas e despesas diretas de mão-de-obra. Seu negócio pode produzir mil widgets em janeiro, mas apenas 500 em janeiro e 500 em fevereiro. Todas as despesas incorridas em janeiro para peças e mão de obra não são reconhecidas em janeiro, apenas a metade. O custo de produzir os 500 widgets restantes é diferido até fevereiro, quando os produtos são vendidos. Certas outras despesas, como promoções corporativas, salários administrativos, aluguel ou serviços públicos, são reconhecidas imediatamente. Se uma despesa não puder ser diretamente conectada à venda de um item, ela também é uma despesa imediata e reconhecida assim que a compra ocorrer.

Amostras como despesas de marketing

Em algumas indústrias, como beleza e cuidados com a pele, as amostras são versões em miniatura de produtos oferecidos gratuitamente para apresentar aos clientes novos produtos. Outros tipos de amostras não são práticos individualmente, mas orientam futuras decisões de compra - imagine as pequenas fatias de piso de madeira, lascas de tinta e quadrados de carpete em lojas de artigos para a casa. Quando uma amostra é oferecida universalmente e não está vinculada à venda imediata de um produto específico, ela pode ser contabilizada na compra. Exemplos incluem amostras fornecidas pelo correio, para todos os clientes em uma loja ou para todos os consumidores que compram qualquer produto em um determinado dia.

Exemplo:

Para fazer uma entrada contábil para amostras grátis, debitar a conta "Despesas de Amostra" e "Dinheiro" de crédito para o preço de compra das amostras.

Presentes grátis com compras e itens de bônus

Às vezes, as amostras chegam aos consumidores como itens de bônus com uma compra específica. Os aspectos técnicos de muitas dessas promoções significam que as despesas precisam ser diferidas até que a receita seja reconhecida. De acordo com a contabilização de princípios de amostras grátis, uma oferta gratuita ou amostra de bônus oferecida com a compra é reconhecida com a receita da venda inicial. As amostras são tratadas como inventário de despesas. Quando um consumidor compra o item original, seu preço de compra é contabilizado juntamente com a despesa de custo da amostra. Exemplos comuns são quando um balcão de maquiagem oferece uma amostra de bônus de um creme de beleza apenas quando você compra um creme de beleza específico ou uma bolsa de maquiagem de marca com a compra de uma base específica.

Exemplo:

Quando as amostras são compradas, credite a conta "Caixa" para o preço de compra e crie uma conta de ativo para "Despesas pagas antecipadamente - Amostras" com um débito igual ao custo das amostras. Como as amostras são fornecidas, aplique um crédito à conta do ativo "Despesas pagas antecipadamente - Amostras" e debite a conta "Despesas de amostra". As despesas de amostra também podem ser atribuídas a uma conta de despesas promocionais ou de marketing com base nas suas preferências de escrituração contábil.

Quando boas amostras vão mal

Amostras anexadas a produtos específicos e tratadas como uma despesa diferida podem ser removidas dos livros de sua empresa, eventualmente, mesmo que nem todas sejam distribuídas aos clientes. Por exemplo, se sua loja forneceu uma amostra grátis de um novo travesseiro com a compra de um colchão específico, que é posteriormente recuperada, você pode cancelar a despesa da compra do travesseiro quando o colchão for retirado do estoque. Da mesma forma, se as amostras de um produto consumível expirarem ou precisarem ser descartadas, reconheça a despesa quando as amostras forem removidas do estoque.

Exemplo :

Quando as amostras não forem mais úteis, credite a conta "Despesas pagas antecipadamente - Amostras" e debite a conta de despesas de sua empresa para itens estragados ou obsoletos, com base no motivo do descarte.