Princípios GAAP para Procedimentos de Controle Interno

Os princípios contábeis geralmente aceitos do Financial Accounting Standards Board, ou GAAP, estabelecem os padrões contábeis que uma empresa dos Estados Unidos deve seguir. Os controles internos são projetados para evitar fraudes e erros administrativos que possam comprometer a precisão das demonstrações financeiras de uma empresa. Controles internos sólidos também podem reduzir as perdas decorrentes do roubo de ativos da empresa e identificar funcionários com desempenho insatisfatório. Esses controles devem ser implementados pela empresa antes que qualquer informação financeira seja dada a auditores externos, financiadores ou investidores.

Segregação de deveres

A separação de tarefas entre diferentes funcionários reduz a oportunidade de qualquer pessoa cometer fraudes. Ele também cria procedimentos de verificação dupla para reduzir os erros administrativos. O empregado que manipula a manutenção de registros não deve ter a custódia física do ativo. Por exemplo, a pessoa responsável pelas reconciliações bancárias também não deve receber pagamentos de clientes ou preparar os depósitos bancários.

Acesso

Os controles físicos garantem que apenas funcionários autorizados possam acessar os ativos da empresa. Alguns controles comuns incluem cofres para dinheiro pequeno, cartões-chave para armazéns e senhas exclusivas para funcionários que usam caixas registradoras. Esses controles também podem ser digitais, como exigir uma senha para acessar o sistema de computador da empresa.

Autorização

Sua empresa também deve desenvolver procedimentos escritos específicos para transações financeiras, incluindo uma lista de pessoas com autoridade para aprovar cada tipo de transação. Você pode listar transações standard e valores aceitáveis ​​e, em seguida, exigir a aprovação do gerente para exceder esses limites. As aprovações devem ser revisadas para garantir que os gerentes não estejam permitindo transações fraudulentas. Transações importantes podem exigir a aprovação de mais de uma pessoa. Por exemplo, você pode permitir que todos os funcionários executem ordens de compra abaixo de US $ 5.000 e exijam a aprovação do gerente para qualquer quantia sobre isso. O nível de senioridade exigido para aprovação deve aumentar à medida que o valor em dólar aumenta.

Manutenção de Registros

Todas as demonstrações financeiras devem ser apoiadas por relatórios de contabilidade geral ou programações adicionais. Você também pode reduzir fraudes e erros acidentais usando formulários padronizados para transações financeiras sempre que possível, como pedidos de compras ou faturas de vendas. Esses formulários devem ser numerados seqüencialmente para que você possa identificar formulários ausentes na sequência ou novos formulários usados ​​para fazer o backdate de uma transação anteriormente não documentada.

Verificação

Um supervisor deve revisar periodicamente todas as principais contas do Razão para obter precisão. O supervisor deve ser um empregado que não esteve envolvido na preparação do relatório. Algumas empresas também empregam auditores internos para verificar a aprovação do supervisor. O funcionário revisor deve assinar e datar o documento como prova de sua aprovação. Os supervisores também devem examinar as métricas financeiras relevantes para encontrar áreas que possam estar passando por problemas de eficiência. Isso pode ser uma indicação de fraude ou transações registradas incorretamente.