Regras GAAP para dívidas incobráveis

Quando você possui um negócio, você gostaria de pensar que todo cliente que lhe deve dinheiro pagará integralmente. Na realidade, no entanto, uma certa porcentagem de clientes provavelmente deixará de cumprir suas obrigações. Reconhecendo isso, os padrões de contabilidade financeira conhecidos como GAAP - princípios contábeis geralmente aceitos - incluem procedimentos para estimar, relatar e, por fim, eliminar as dívidas incobráveis.

Contas recebíveis

Quando os clientes devem o dinheiro da sua empresa, essa dívida é listada no seu balanço patrimonial como um ativo, chamado contas a receber, ou "A / R". De acordo com o GAAP, você deve avaliar suas contas a receber pendentes de tempos em tempos - digamos, uma vez por ano ou uma vez por trimestre - e chegar a uma estimativa de quanto do total você acha que provavelmente não conseguirá cobrar. As empresas fazem sua estimativa com base na experiência passada.

Despesas com Dívidas Incobráveis

De acordo com o GAAP, quando você faz vendas para os clientes, você imediatamente reconhece a receita na sua demonstração de resultados - mesmo quando os clientes não pagam imediatamente. Quando não é possível cobrar nas contas dos clientes, é necessário informar uma despesa para compensar a receita informada no momento da venda. Isso é conhecido como "despesa com dívidas incobráveis". Mas aqui é onde fica complicado: você não espera que as contas vão mal antes de relatar uma despesa. Em vez disso, você informa uma despesa com base na estimativa que você chegou quando analisou suas contas a receber. Digamos que você tenha US $ 50.000 em A / R e sua análise sugere que US $ 1.500 não serão cobráveis. O GAAP exige que você relate imediatamente essa despesa de US $ 1.500 com dívidas incobráveis. Você não sabe quais contas em particular serão ruins - mas você sabe que algumas vão, e o GAAP insiste que suas demonstrações financeiras refletem isso.

Provisão para contas duvidosas

Emparelhado com as contas a receber em livros de uma empresa típica é uma conta especial chamada "provisão para contas duvidosas" ou "subsídio para contas incobráveis". Isso é um "contra ativo", o que significa que compensa o saldo em outra conta de ativo - nesse caso, A / R. A quantia que você relata como despesa com devedores duvidosos é destinada a essa provisão. Continuando com o exemplo, você teria um saldo de contas a receber de US $ 50.000 com uma provisão de US $ 1.500. De acordo com o GAAP, seu balanço patrimonial deve reportar a / R "líquido de provisão". Assim, o seu balanço mostraria contas a receber líquidas de US $ 48.500.

Write-Offs

Em algum momento, você realmente considerará uma conta incobrável. Quando isso acontece, você "anula" a conta. Digamos que você decida que uma dívida específica de US $ 100 é incobrável. Primeiro, você reduz suas contas a receber em US $ 100. Você também diminui a provisão para contas duvidosas em $ 100. Assim, no exemplo, seu saldo de contas a receber cairia para US $ 49.900, enquanto a provisão cairia para US $ 1.400. Note, no entanto, que o seu contas a receber líquido permanece o mesmo: $ 49.900 - $ 1.400 = $ 48.500. Esta baixa ocorre apenas no balanço patrimonial. Você já relatou a despesa com dívidas incobráveis, portanto, não há impacto na demonstração de resultados.

Ajustes

Se ainda houver dinheiro "sobrando" na provisão para devedores duvidosos, na próxima vez que você analisar o Contas a Receber, você poderá reportar uma despesa menor de inadimplência. Por exemplo, digamos que o subsídio tenha $ 500 sobrando quando você realizar sua análise regular. Se você determinar que US $ 1.300 de suas contas são incobráveis, você só precisa reportar uma despesa de $ 800 para devedores duvidosos, que recebe o subsídio de volta aos US $ 1.300 necessários. Por outro lado, se a sua mesada se esgotar mais rápido do que o esperado entre as revisões e você precisar amortizar mais dívidas incobráveis, você precisará reabastecer a provisão assumindo uma despesa adicional de inadimplência imediatamente.