Diretrizes para o Estabelecimento de Sistemas e Organização de Compras

Obter produtos ou serviços pelo melhor custo é a essência da aquisição. Embora as aquisições possam acontecer em qualquer escala, os processos e corporações governamentais geralmente estabelecem sistemas de aquisição. Quando você opera em uma escala maior, um sistema de compras e uma organização ajudam a manter a competição por negócios mais justa, garantem eficiências de custo e ajudam a avaliar os riscos.

Avaliação

Ao estabelecer sistemas de aquisição e diretrizes de organização, é importante incluir métodos de avaliação usando um formato estruturado. As avaliações ajudam a avaliar um sistema de compras para listar suas fraquezas e pontos fortes de acordo com os indicadores de desempenho. Além disso, eles discutem as restrições de um sistema de compras para que ele permaneça competitivo e siga os procedimentos corretos. As avaliações podem incluir um processo de previsão, orçamentação, identificação de informações necessárias para coletar, identificação de partes interessadas para possivelmente entrevistar e examinar políticas e regulamentos.

Princípios

O estabelecimento de princípios em um sistema e organização de compras ajuda a evitar fraudes e conspirações. Bons princípios a serem empregados incluem responsabilidade, transparência e concorrência justa. A prestação de contas ajuda a garantir que os melhores interesses de uma entidade, assim como os de seus parceiros de negócios, sejam sempre considerados. A transparência através do ato de documentação adequada ajuda a mostrar que os métodos de aquisição eram sólidos. A concorrência justa ajuda a fornecer a base de um terreno comum para todos os licitantes, de modo que não se pode influenciar o resultado de uma aquisição sem oferecer termos benéficos. Empresas e órgãos públicos também podem querer incluir o uso de tecnologia para agilizar o processo de aquisição, bem como fornecer a capacidade para o público ou partes interessadas para monitorar o processo e implementação de aquisições.

Métodos

Uma empresa deve sempre declarar métodos de aquisição aceitáveis ​​em suas diretrizes. Embora o método mais comum de aquisição seja a licitação competitiva, ela também pode incluir a contratação direta, fazendo negócios repetidos com uma entidade que ganhou um lance de aquisição anterior e comprou pelo melhor preço disponível.

Etapas de Aquisição

Depois de estabelecer os métodos de aquisição aceitos, uma empresa deve listar as etapas apropriadas a serem tomadas para adquirir bens ou serviços. Essas etapas podem incluir a identificação de fornecedores que podem atender aos requisitos de uma empresa, entrar em contato com os suprimentos para propostas e revisar as políticas e práticas de possíveis fornecedores. Quando uma empresa recebe uma oferta aceitável, ela pode começar a negociar um contrato para iniciar o processo de cumprimento do contrato. O sistema de aquisições e as diretrizes da organização devem incluir os marcos de aquisição para documentar, os motivos para a renovação do contrato e os métodos de pagamento preferidos.