Diretrizes para emissão de recibos de vendas

Os clientes normalmente querem um recibo de venda sempre que compram itens ou serviços, porque o recibo verifica se uma transação ocorreu e identifica exatamente o que foi comprado. Os recibos de vendas são úteis do ponto de vista do comerciante, porque permitem inventário e rastreamento de receita. Seguir as diretrizes básicas ao emitir recibos de vendas garante que as necessidades do comerciante e do cliente sejam atendidas.

Conteúdo

Por lei, os recibos eletrônicos emitidos pelos fornecedores devem estar em conformidade com os regulamentos da área na qual o fornecedor emite o recibo, o que na maioria dos casos envolve as regulamentações da Federal Deposit Insurance Corporation. Na maioria das jurisdições, isso significa que os vendedores devem indicar o cartão ou banco utilizado, a data da transação e o número de autorização. O recibo também deve incluir o nome ou as iniciais do caixa, bem como o número de identificação do departamento e da loja. Ele deve ter espaço para a assinatura do comerciante e do cliente, uma descrição dos itens vendidos, a descrição do tipo de transação, o tipo de cópia - cliente ou comerciante - e um aviso sobre a retenção do recebimento. O valor de cada item, juntamente com o total e o valor de quaisquer descontos ou impostos também devem aparecer. Se um comprador usou uma moeda diferente da moeda do vendedor, o recibo deve mostrar a conversão.

Número de entradas

Mesmo que um recibo de venda possa ter dezenas de itens individuais listados para a transação, os comerciantes devem contar cada recibo apenas uma vez. Se os fornecedores contarem os recibos mais de uma vez, os clientes poderão ser cobrados várias vezes, levando a disputas de faturamento. Pequenas empresas, em particular, precisam ser agressivas em relação à contagem de cada recibo como uma entrada única, porque elas são financeiramente menos capazes de resolver esses conflitos. Se você acidentalmente imprimir vários recibos, anule os extras.

Depósitos

O banco de processamento de um comerciante usa recibos de vendas para verificar cada transação e autoriza a transferência do valor correto do cliente para o comerciante. Isso significa que os comerciantes são pagos quando o banco processa os recebimentos, não no momento em que o cliente passa pelo checkout físico ou on-line. Em parte, isso pode levar vários dias para um cliente ter o valor de vendas deduzido de sua conta. Por essa razão, é de interesse de um comerciante emitir o recibo de venda o mais rápido possível, idealmente no momento da transação, e levá-lo ao banco de processamento no mesmo dia. Você deve fornecer um recibo no momento da transação se a transação for eletrônica, conforme descrito pelo código FDIC.

Outros Recibos

Empresas muito pequenas e indivíduos que vendem itens ocasionais podem usar notas em vez de um recibo de vendas para mostrar que uma transação ocorreu. Esses itens servem ao mesmo propósito, mas uma nota é mais como uma carta. Deve conter os mesmos elementos que um recibo de venda. Muitas vezes, se um fornecedor optar por uma nota, ele possui modelos que lhe permitem preencher rapidamente os dados necessários e imprimir a nota para o cliente.