Diretrizes para Comunicação Educada

Regras de cortesia, em comunicação e outras, estão mergulhadas na história. Alguns também mudaram conforme a sociedade e a tecnologia mudaram. Certamente, o que governa a comunicação educada em algumas culturas não é verdadeiro em outras, por isso é importante entender as diferenças culturais com antecedência. Comunicar educadamente indica um respeito pelos outros, que pode percorrer um longo caminho nas comunicações pessoais e empresariais.

Interrompendo

Interromper é geralmente considerado um comportamento rude. Permita que o orador termine uma frase na conversa ou se ele tiver um horário designado para falar, como durante uma reunião de negócios. Em alguns casos, você precisa interromper, por exemplo, quando está com pouco tempo ou a conversa está desviando do assunto ou entrando em uma área inadequada. Nestes casos, a comunicação educada significa saber como interromper educadamente. Pratique o uso de frases como: "Com licença, sei que seu tempo é valioso, então acho que devemos nos ater ao tópico".

Não-verbal

A comunicação educada é encontrada nas expressões faciais e nos movimentos do corpo, bem como nas palavras. Ao falar, sorrir pode indicar uma abertura e ajudar o ouvinte a relaxar. Se você estiver ouvindo, sentando-se ereto, mantendo contato visual, assentindo ocasionalmente e até levantando as sobrancelhas levemente, o locutor saberá que você está prestando atenção ativamente. É importante lembrar que as dicas não-verbais nem sempre são confiáveis. Por exemplo, se um ouvinte estiver franzindo o cenho ou olhando para baixo, ele pode simplesmente não estar se sentindo bem. Mas estar ciente de seus sinais não-verbais é a melhor maneira de usá-los de uma maneira educada.

Escrita

Manter a correspondência escrita polida pode ser negligenciada com a comunicação eletrônica de hoje, como e-mail. Mantenha os e-mails de negócios profissionais, assim como faria com uma carta antiga. Sempre use uma linha de assunto para que o leitor veja o tópico e inclua uma linha de saudação e assinatura profissional. As pistas não verbais estão ausentes nos e-mails, portanto, suas maneiras serão evidentes apenas no seu uso de “por favor”, “obrigado” e outras frases educadas. Se o tópico for complexo ou potencialmente conflituoso, a pesquisa mostra que o email pode ser mais educado do que deixar uma mensagem de correio de voz, já que você pode levar mais tempo e editar antes de enviar.

Considerações

Nunca assuma, particularmente em um ambiente de negócios, que alguém tenha tempo para conversar quando não é planejado; pergunte antes de tentar iniciar uma conversa. Não permita que o ruído de fundo interfira em chamadas telefônicas ou tente almoçar enquanto estiver na chamada. Lembre-se de que a classificação de negócios e o respeito que a acompanha ainda contam em situações sociais, por isso não assuma a familiaridade com seu chefe na festa de Natal. Não corrija a gramática de alguém na frente dos outros, a menos que ela pronuncie incorretamente o seu nome. Evite conversas sobre outra pessoa e, quando estiver conversando, não a domine.