Como se comunicar eficazmente remotamente

Dez por cento de todos os trabalhadores dos EUA trabalham em casa, de acordo com um relatório de 2009 no "MIT Sloan Management Review". O trabalho remoto pode ser mais gerenciável para grandes corporações, cuja equipe geralmente tem um papel estreitamente definido. Mas os funcionários de pequenas empresas geralmente são responsáveis ​​por uma infinidade de tarefas e atribuições, o que significa que a comunicação eficaz é essencial para garantir que cada membro da equipe compreenda as prioridades da empresa e saiba exatamente em quais tarefas se concentrar. O desafio para os gerentes de pequenas empresas é o fato de que pequenas empresas - particularmente durante o estágio inicial - podem não ter escritórios físicos, de modo que os funcionários não interagem cara-a-cara com o gerente regularmente - se em absoluto. Conseqüentemente, os gerentes de pequenas empresas devem aprender como se comunicar de forma eficaz remotamente.

1

Equilibre suas comunicações. Proteja-se contra a tendência de os funcionários remotos serem negligenciados apenas porque estão fora de vista. Não deixe o dia passar sem falar com um membro da equipe remota pelo menos uma vez. Por outro lado, evite a comunicação excessiva com os trabalhadores. Cortar muito do tempo do funcionário remoto com e-mails, telefonemas e mensagens pode ser visto como microgerenciamento e será uma distração do trabalho do funcionário.

2

Substitua as interações diárias típicas no bebedouro com comunicações curtas, mas frequentes, com o funcionário remoto. Verifique com seus subordinados no início do dia para trocar gentilezas, assim como você iria parar em sua mesa para dizer bom dia. Faça contato para descobrir como as coisas estão indo durante o dia e mantenha-o informado sobre os acontecimentos diários no escritório.

3

Escolha o meio certo para a mensagem. Um e-mail é a melhor escolha para enviar instruções complexas, pois ele pode ser salvo, impresso e relido quantas vezes for necessário pelo funcionário. Forneça informações sensíveis ao tempo por telefone ou mensagem instantânea para que você possa confirmar imediatamente se o funcionário recebeu a mensagem - as mensagens de texto e os e-mails estão sujeitos a atrasos. Entregue notícias e informações confidenciais por telefone para que um registro da discussão não possa ser vazado acidentalmente.

4

Pense criticamente sobre como sua mensagem será percebida. É difícil para os funcionários determinar o tom ou a intenção de sua mensagem sem a linguagem corporal como uma sugestão. Considere entregar más notícias por telefone ou configurar uma reunião em pessoa, em vez de enviar um email.

5

Lembre-se de que a comunicação não é uma via de mão única. Deixe seus funcionários saberem a melhor maneira de entrar em contato com você e os horários em que você estiver disponível. Retornar chamadas e e-mails imediatamente. Os funcionários remotos não têm a chance de enfrentar o gerenciamento superior. Comunique os sucessos do funcionário à alta gerência para que ele seja reconhecido por suas conquistas.

6

Fornecer oportunidades para o funcionário interagir com seus colegas. A comunicação eficaz vai além de apenas um funcionário e seu gerente. Para que os funcionários entendam completamente as operações, a prioridade e a estratégia da empresa, os funcionários remotos devem ter discussões contínuas com os outros membros da equipe.

Dicas

• Use etiqueta apropriada. Por exemplo, usar todas as letras maiúsculas em um e-mail é considerado gritar.
• Indique sua disponibilidade através de um sistema de mensagens instantâneas em toda a empresa. Os funcionários podem ver imediatamente quem está online e disponível para assistência.
• Defina metas escritas e listas de tarefas para que seu subordinado saiba exatamente o que trabalhar.