Como Presidir Reuniões Efetivamente

Se você estiver presidindo uma reunião de grupo grande ou pequeno, se for o presidente, será responsável pela eficácia da reunião. Espera-se que você conduza a reunião com eficiência, cubra todos os tópicos descritos na agenda e dê a cada voz a oportunidade de ser ouvido. Para atender a todas essas expectativas, você precisará fazer um planejamento antecipado e definir metas realistas.

Preparação

Reuniões eficazes geralmente não acontecem espontaneamente - elas exigem um planejamento completo. Decisões devem ser tomadas sobre quem participará da reunião e qual é o propósito da reunião. A agenda deve ser estabelecida e distribuída aos membros antes do dia da reunião. A consulta aos funcionários ajudará a garantir que os tópicos apresentados sejam relevantes e oportunos. Cópias de quaisquer documentos que serão discutidos também devem ser distribuídos com antecedência suficiente para serem lidos antes da data da reunião. Se houver um item na agenda que possa ser controverso, falar com os principais membros com antecedência e obter algum apoio pode ajudar a suavizar as coisas durante a reunião. Indique alguém para registrar os minutos da reunião.

Ação durante a reunião

Comece no horário. É desrespeitoso manter os membros pontuais à espera de um ou dois colegas desorganizados. Cada item da agenda deve ter um limite de tempo atribuído a ele. É o papel do presidente aderir a esta diretriz de tempo. Dê um aviso de dois ou três minutos quando o tempo de discussão estiver quase no fim. Anuncie o último comentário e seja firme em aderir a ele. Cadeiras eficazes não permitem discussões longas e desconexas com os membros fazendo comentários repetitivos. Ninguém deve ser autorizado a dominar a reunião. Um presidente efetivo indicará respeitosamente que é hora de ouvir outras vozes sobre o assunto. Decida com antecedência se as questões serão votadas ou concluídas por consenso. Se for necessário mais tempo para um problema importante, coloque o item na agenda da próxima reunião.

Lidando com problemas

O planejamento antecipado ajuda a eliminar problemas. Às vezes, o problema é inevitável, por isso é uma boa ideia esperar o inesperado. Se houver problemas tecnológicos - por exemplo, o projetor para o mau funcionamento da apresentação audiovisual, nomear alguém para procurar um técnico para ajudar. Enquanto isso, sugira prosseguir para o próximo item da pauta e retorne à apresentação mais tarde. Uma cadeira eficaz não permite perder tempo. Seja flexível e não tenha medo de compartilhar informações sobre quaisquer problemas imprevistos. Por exemplo, se o orador convidado estiver atrasado devido a um voo cancelado, é melhor anunciar isso no início da reunião e evitar os inevitáveis ​​sussurros que ocorreriam à medida que as pessoas notassem sua ausência e começassem a especular sobre por que ele ainda não estava lá.

Acompanhamento

Reuniões eficazes fornecem um plano de ação para cada item da agenda. A ata da reunião, em forma de rascunho, deve ser distribuída o mais breve possível a todos os participantes, com um pedido de acréscimos e correções. Depois que as alterações são feitas, as atas podem ser distribuídas para todas as partes interessadas. Isso demonstra uma disposição para compartilhar informações e convidar contribuições de todas as partes interessadas. Se a mesa notou um membro da reunião que parecia descontente, é aconselhável abordá-la individualmente e tentar resolver seus problemas antes da próxima reunião.