Formato de documentação para procedimentos de política ISO

Algumas empresas optam por se tornar certificadas pela International Organization for Standardization. A organização define padrões para práticas de negócios globais comuns e se esforça para melhorar a qualidade e a eficiência. Um dos requisitos para manter a certificação ISO é aderir a formatos de documentação específicos, ao sistema de comunicação interna de uma empresa, manuais de qualidade e procedimentos e registros. A documentação da ISO 9000 para políticas e procedimentos de uma empresa tenta padronizar esses tipos de iniciativas entre pequenas, médias e grandes empresas.

Certificação ISO

Qualquer empresa que deseje se tornar certificada pela ISO deve implementar um sistema de qualidade que atenda aos padrões ISO, de acordo com a ISO.org. Parte do processo de certificação envolve auditorias internas e independentes do sistema da empresa. As organizações podem optar por contratar agências terceirizadas especializadas em auditorias de certificação ISO ou fazer com que os clientes realizem as auditorias. Independentemente da fonte de auditorias externas, os padrões de certificação ISO exigem que as empresas realizem auto-verificações regulares para garantir que o sistema de qualidade esteja cumprindo sua promessa.

Objetivos de qualidade

A certificação ISO exige que as empresas documentem suas metas e políticas gerais de qualidade. Os objetivos de qualidade de uma empresa devem demonstrar a disposição da organização em atender às demandas de serviço de seus clientes. O objetivo geral geralmente indica que a empresa possui um sistema de qualidade estabelecido, com procedimentos operacionais padronizados que garantem um nível mínimo de qualidade para seus produtos e serviços. Essa seção da documentação de uma empresa geralmente consiste em um resumo de como a organização responde a possíveis problemas de qualidade.

Manual de qualidade

As empresas que desejam cumprir os padrões de certificação ISO devem montar um manual de qualidade. O principal objetivo do manual é detalhar como a empresa atingirá os limites de qualidade específicos. Sob a certificação ISO, as empresas não precisam necessariamente seguir um formato manual de qualidade específico. Os manuais de qualidade normalmente precisam incluir certas seções e tópicos. Os manuais devem definir quais políticas e procedimentos serão abordados e implementados, os principais objetivos das políticas e quem será responsável por garantir que os funcionários os cumpram.

Procedimentos

Os padrões ISO determinam que as organizações documentem seus procedimentos para tipos específicos de atividades de negócios. As atividades que exigem procedimentos detalhados incluem controle de documentos e registros, auditorias internas, controle de produtos defeituosos, ação corretiva e ação preventiva. Os padrões ISO fornecem alguma flexibilidade em como diferentes organizações podem documentar esses tipos de políticas. Por exemplo, uma pequena empresa pode estabelecer apenas um procedimento documentado para o controle de documentos e registros. Uma organização maior pode ter um procedimento separado para cada tipo de registro.

Instruções

Além de fornecer documentação sobre procedimentos, as empresas também devem detalhar como os funcionários realizam determinadas tarefas. Por exemplo, as organizações de manufatura normalmente terão guias de procedimentos para cada estágio ou função no processo de montagem. Um desenvolvedor de software pode documentar como a empresa testa seus programas antes de um lançamento no mercado. O desenvolvedor precisaria documentar cada estágio do processo de teste e quais medidas ele tem em vigor para corrigir quaisquer defeitos.