Questões Éticas de Privacidade do Office em Comunicações Empresariais

As empresas devem equilibrar as preocupações com a privacidade dos funcionários com a necessidade de evitar comportamentos antiéticos dos funcionários que possam prejudicar os negócios. As comunicações empresariais de todos os tipos - incluindo e-mail, fóruns on-line, conversas telefônicas e comunicações baseadas em papel - podem ser mal utilizadas e os resultados podem representar sérios riscos para a empresa e para as vítimas do comportamento antiético.

Riscos

O mau uso da tecnologia de escritório, como um computador usado para acessar e-mail e Internet, pode criar riscos para sua empresa, de acordo com o livro “Business Communication”, de AC Krizan e colegas. Primeiro, a produtividade diminuirá se seus funcionários abusarem rotineiramente de seus privilégios de comunicação, por exemplo, usando os serviços de e-mail e bate-papo da empresa para comunicações pessoais e outras tarefas não essenciais. Segundo, se seus funcionários participarem de atividades antiéticas, a reputação de sua empresa poderá ser prejudicada. Pior, o uso indevido pode resultar em problemas legais. Por exemplo, se um funcionário usar a tecnologia da empresa para enviar mensagens de assédio a colegas ou clientes, o equipamento de sua empresa poderá ser apreendido como prova e sua empresa poderá ser responsabilizada por não impedir o comportamento antiético.

Monitorando Comunicações Empresariais

Devido aos riscos significativos envolvidos com as comunicações comerciais, alguns empregadores monitoram as comunicações da empresa para manter o controle sobre as atividades dos funcionários e evitar o uso indevido. Mas espionar as comunicações de seus funcionários pode ter efeitos negativos sobre o moral do ambiente de trabalho, embora o monitoramento justificado possa ser. Por exemplo, se você monitora rotineiramente os e-mails dos funcionários, seus funcionários sentirão que você não confia neles. Eles também podem acreditar que você está invadindo sua privacidade, mesmo que tenha um direito legal claro de monitorar o uso de equipamentos e recursos da empresa.

Política de Ética

Uma solução para esse enigma é elaborar uma política que detalha suas diretrizes para comunicações comerciais éticas e sua política de privacidade para monitorar as comunicações. Por exemplo, explique suas expectativas para comunicações comerciais éticas, incluindo quais comportamentos são inaceitáveis. Explique também as especificidades de quando e como você monitorará as comunicações dos funcionários para garantir a conformidade. Por fim, descreva as conseqüências do comportamento antiético. Uma política clara permite que os funcionários saibam onde você está e permite que eles decidam se irão tolerar ser monitorados ou procurar emprego em outro lugar.

Limites Legais

Consulte um advogado experiente em seu setor, caso não tenha certeza de quais limites legais você deve observar. Geralmente, os tribunais têm defendido os direitos dos empregadores de monitorar as comunicações que dependem da tecnologia de propriedade da empresa, de acordo com o livro “Computer Concepts”, de June Jamrich Parsons e Dan Oja. O raciocínio legal subjacente é que os direitos e interesses de uma empresa superam o direito do funcionário à privacidade quando o funcionário está usando equipamentos da empresa, de acordo com os autores.