Como estabelecer uma agenda de reuniões

De acordo com Scott Snair, autor de "Pare a reunião que eu quero sair", uma grande porcentagem de reuniões de escritório é improdutiva e sem foco por causa da falta de pensamento que envolve a preparação de suas agendas. Se suas próprias conferências são rotineiramente conduzidas por hábito ou remendadas em resposta a crises emergentes, o estabelecimento de uma agenda de reuniões valerá a pena em maior eficiência e maior moral.

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Defina o objetivo da sua reunião para determinar se é sensível ao tempo e realmente necessário. Exemplos de objetivos da reunião incluem relatórios sobre o status do projeto, debater idéias novas e soluções para problemas existentes, gerenciar o controle de danos, introduzir novas políticas, fazer atribuições de tarefas e realizar audiências administrativas relacionadas a ações disciplinares. Crie um esboço e dê a cada tópico um título seguido de um breve resumo. Exemplo:

Indo sem papel - identificando metas de transição, preocupações de segurança e treinamento de pessoal.

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Identifique por nome os indivíduos que têm algo substancial para contribuir com os tópicos da sua agenda, para que eles entendam o que se espera deles. Para um relatório de status do projeto, por exemplo, você provavelmente precisará apenas do gerente de projeto como porta-voz e não de todos os membros de sua equipe. Se o objetivo da reunião for debater ideias para uma nova política, os participantes da reunião serão aqueles que melhor representarem os interesses e os sentimentos das classificações ou departamentos de trabalho específicos que serão afetados.

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Determine o tempo necessário para abordar cada um dos tópicos da sua lista. As atualizações de status, por exemplo, podem exigir apenas 10 minutos para cada participante, especialmente se suas reuniões ocorrerem semanalmente ou mensalmente e todos já estiverem familiarizados com os conceitos básicos dos vários projetos. Coloque seus tópicos de prioridade mais alta primeiro na agenda, caso as discussões percam seus horários alocados e a reunião tenha que continuar em uma data ou hora posterior. Onde for prático, inclua um espaço para "outras empresas" no final da sua agenda para qualquer coisa que os participantes desejassem discutir e que não se encaixasse nas categorias de tópicos existentes.

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Decida se os materiais complementares da sua reunião devem ser distribuídos e lidos antes da reunião ou entregues à chegada de todos. Faça referência a esses itens na agenda para que os participantes entendam sua relevância para os tópicos em discussão.

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Defina uma data, hora e local para a sua reunião e coloque essa informação em destaque no topo da agenda da reunião. Distribua sua agenda com antecedência suficiente para que os participantes tenham tempo de se preparar, mas não tão longe que eles a deixem de lado e a esqueçam. Se apropriado, envie lembretes no dia anterior.

Gorjeta

• Sempre se pergunte se uma reunião é a maneira mais eficaz de comunicar informações e receber feedback.