Como explicar as variações nas demonstrações financeiras mensais

As empresas usam a análise de variância para comparar as mudanças no desempenho financeiro de um mês para o próximo, ou talvez de um trimestre para outro ou de ano para ano. Normalmente, os resultados financeiros reais são comparados a um orçamento ou um orçamento é comparado a uma previsão. Esse processo de comparação e as variações resultantes ajudam o gerenciamento a identificar problemas, investigar problemas e fazer alterações rapidamente. A comparação entre o desempenho de um mês e o outro fornece alguma percepção enquanto a montagem de uma linha de tendência que compara os dados de vários meses lado a lado, conhecida como "análise horizontal", pode revelar mudanças repentinas mais facilmente.

Montando os dados

Ao comparar dados financeiros de dois meses diferentes, você tem o primeiro mês em uma coluna, o segundo mês na próxima coluna e a terceira coluna mostra a diferença ou variação resultante entre as duas primeiras colunas. As empresas normalmente realizam esse tipo de análise na demonstração de resultados. Por exemplo, comparando os dados do orçamento com o desempenho real, você pode ter orçado as vendas deste mês em US $ 10.000. Suas vendas reais chegaram a US $ 8.000, então você tem uma variação de US $ 2.000 entre o orçamento e o real.

Desvios Positivos

Uma variação orçamentária é positiva ou favorável quando os resultados reais da receita são maiores do que as expectativas orçamentárias ou as despesas são inferiores ao orçamento. Você analisa essas variações de maneiras relacionadas diretamente ao item de linha. Por exemplo, se você encontrar uma variação de vendas positiva, pesquise para descobrir se ela foi causada por preços de venda mais altos do que o esperado, maior volume de vendas ou um mix mais lucrativo de produtos sendo comprados por seus clientes. Para despesas reais que estão abaixo do orçamento, você deseja pesquisar e entender se a causa é um evento único ou pouco frequente, se o orçamento foi baseado em premissas inadequadas ou se a empresa encontrou uma maneira de reduzir os custos de maneira contínua, entre outras possíveis explicações.

Desvios negativos

As variações negativas ocorrem quando as vendas ficam abaixo do orçamento ou as despesas excedem o orçamento. Ambas as variações positivas e negativas podem resultar tanto de eventos internos controláveis ​​quanto de eventos incontroláveis, muitas vezes orientados externamente. Dependendo do tipo de empresa, como uma empresa de serviços versus uma empresa que fabrica um produto, você pode executar a análise de variação em apenas alguns dos itens de linha mais relevantes na demonstração de resultados. Por exemplo, um fabricante pode se concentrar em variações no preço de compra do estoque ou no rendimento do material, enquanto uma empresa com base em serviços pode ter mais em conta a variação da eficiência da mão de obra.

Explicando os resultados

A análise de variação funciona bem como uma ferramenta para alertar o gerenciamento para possíveis problemas de negócios que podem afetar as vendas ou os custos. Use uma linguagem objetiva, precisa, direta e sem emoção para apresentar e explicar variações, porque envolver-se excessivamente em explicações detalhadas dificulta a identificação da questão precisa e da solução apropriada.

Use uma apresentação consistente, como a declaração da variação, a razão por trás dela e o efeito potencial ou real resultante no desempenho da empresa. Se você está comparando um mês de resultados reais para outro ou o orçamento para o desempenho real faz a diferença. Se você está pesquisando uma variação entre o orçamento e o real, tenha cuidado com as diferenças causadas por premissas orçamentárias mal feitas ou políticas internas da empresa que fazem com que as metas orçamentárias sejam estabelecidas em termos mais favoráveis, embora menos realistas.