Como ajudar os funcionários a lembrar as tarefas

Os funcionários podem ser um grupo diversificado, alguns dedicados à conclusão de tarefas em tempo hábil e outros que deixam os cronogramas cair no esquecimento. Os funcionários também podem experimentar uma condição física ou mental que afeta suas memórias no trabalho. Ajudar os funcionários a lembrar as tarefas é um esforço de equipe envolvendo todos os funcionários e inclui medidas para ajudar as pessoas com desafios específicos.

Material de referência escrito

Listas de verificação e listas de tarefas escritas são apreciadas pelos trabalhadores sobrecarregados e aqueles que têm dificuldade em lembrar as instruções que ouviram verbalmente. Diagramas que mostram todos os elementos de uma tarefa complicada, no fluxograma ou na forma de ponto, também ajudam os funcionários a distinguir e lembrar de todas as etapas necessárias.

Atribuir tarefas individuais

Para os funcionários que têm dificuldade em realizar várias tarefas ao mesmo tempo, atribuir-lhes responsabilidades uma por vez ajuda-as a se concentrar e a lembrar o que é necessário. Se uma tarefa grande não puder ser evitada, dividir a tarefa em partes, em consulta com o funcionário, poderá ajudá-lo com a memória.

Suprimentos e Equipamentos

Alguns funcionários com dificuldades de memória se beneficiarão de um gravador de áudio de voz para ditar as tarefas conforme forem atribuídas. Planejadores diários e calendários de parede onde as tarefas são escritas, juntamente com lembretes publicados, são soluções fáceis para um funcionário que tem dificuldade com a memória devido a problemas organizacionais.

Treinamento e reciclagem

O compromisso de não apenas treinar, mas treinar novamente, os funcionários é um lembrete efetivo para os funcionários que aprenderam como executar uma determinada tarefa, mas que passaram algum tempo longe dela. Revisar os detalhes da conclusão da tarefa regularmente mantém todos atualizados.

Pausas regulares

Certas condições, como dislexia, causam dificuldades de concentração e, como resultado, as tarefas são esquecidas. Permitir que um funcionário faça pausas frequentes durante o dia de trabalho para caminhar e alongar aumenta os períodos de concentração. O tempo gasto aumenta a produtividade aumentando a capacidade de concentração do funcionário.

Agendamentos de postagem e alertas automáticos

Todos os locais de trabalho precisam dos recursos coletivos de sua equipe para manter as áreas comuns limpas e agradáveis. Os supervisores podem publicar uma programação para limpar a geladeira e simplesmente deixá-la para os funcionários lerem. Outra opção é a tarefa de cada pessoa na agenda para enviar um lembrete por e-mail para a próxima pessoa assim que terminar de limpar.

Alarmes da área de trabalho

Fornecer aos funcionários softwares que possam ser programados para alertá-los sobre reuniões futuras, projetos sensíveis ao tempo e tarefas no local de trabalho os ajuda a definir um cronograma que eles possam seguir. Um sistema habilitado para rede permite que um supervisor registre uma tarefa em todo o escritório, como um lembrete para desligar computadores e luminárias no local de trabalho ao sair no final do dia.