Como usar a comunicação para manter a estrutura da organização em um projeto

Não importa a natureza do seu projeto de negócio, a comunicação adequada é vital para o sucesso. Trazer um projeto no prazo e dentro do orçamento requer a entrada e a cooperação de todos os membros da equipe, e é essencial que todos os membros da equipe mantenham linhas claras de comunicação com o gerente do projeto em todas as etapas do projeto. Existem várias ferramentas e técnicas que os gerentes e líderes de projeto podem usar para garantir que todos estejam progredindo à medida que a data final do projeto se aproxima.

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Certifique-se de que todos da equipe estejam usando o mesmo conjunto de produtos de comunicação. Todos os que trabalham no projeto devem compartilhar um comunicador instantâneo para aumentar a comunicação do departamento. Os usuários também devem usar a mesma plataforma de e-mail, pois isso tornará os compromissos de agendamento, o envio de anexos e o compartilhamento de notas mais fácil.

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Agende uma reunião semanal permanente no início do projeto e cumpra o cronograma da reunião com o maior rigor possível. Embora sempre haja emergências que forcem o reescalonamento, ou até mesmo o cancelamento, da reunião de status do projeto, é importante encontrá-lo sempre que possível. Reuniões regulares são a melhor maneira de identificar possíveis problemas que possam forçar o projeto a atrasar o cronograma.

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Configure um espaço de trabalho compartilhado na intranet da Internet ou da empresa e use esse site para compartilhar documentos, em vez de enviar e receber planos de projetos e notas por e-mail. Entre em contato com seu administrador de rede para configurar um site dedicado ao seu projeto.

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Agende reuniões one-on-one com membros-chave da equipe do projeto como uma abordagem importante de prazos. Peça aos membros da equipe que tragam quaisquer itens do projeto final para a reunião, para que possam ser revisados. Muitos projetos falham porque os membros da equipe acham que estão no caminho certo quando, na verdade, estão trabalhando em algo que está fora do escopo do projeto real.

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Comunique-se com a equipe de gerenciamento regularmente enquanto o projeto avança. Certifique-se de que a equipe de gerenciamento entende o escopo do projeto e como ele está progredindo. Forneça atualizações regulares sobre o projeto e agende reuniões individuais com os gerentes relevantes se o projeto correr o risco de atrasar o cronograma ou ultrapassar o orçamento.

Coisas necessárias

• Software de planejamento de projetos
• Internet compartilhada ou espaço da intranet
• Comunicador instantâneo