Como trabalhar com um sistema de arquivamento sem papel

Os sistemas de arquivamento sem papel contam com inúmeros benefícios, incluindo a preservação do meio ambiente e a redução da desordem em torno do escritório. No entanto, se você não está acostumado a ter tudo armazenado eletronicamente, pode ser difícil soltar o papel. Você pode até se preocupar em perder todos os seus dados caso os arquivos do computador fiquem comprometidos. Tomar as devidas precauções ao usar um sistema de arquivamento sem papel pode aliviar suas preocupações e, ao mesmo tempo, ajudá-lo a reduzir seu impacto ambiental.

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Compre o equipamento necessário para manter facilmente um sistema de arquivamento sem papel. Isso normalmente inclui um computador, scanner, discos rígidos externos e possivelmente pen drives. Pode haver software de computador adicional necessário, como banco de dados, recursos humanos ou programas de contabilidade, para processar dados eletronicamente.

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Configure seu sistema de arquivamento eletrônico de maneira semelhante à sua versão impressa. Isso permite que os funcionários localizem com mais facilidade os arquivos específicos de que precisam. Crie e distribua um gráfico ou mapa do site do novo sistema eletrônico para fácil referência. Realize uma sessão de treinamento para os membros da equipe quando o sistema sem papel for colocado em prática.

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Digitalize todos os documentos em papel para que exista uma cópia no sistema de arquivamento eletrônico. Um sistema de arquivamento sem papel provavelmente significa que suas cópias impressas serão trituradas ou recicladas; Certifique-se de ter uma versão eletrônica antes de o papel ser destruído.

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Determine como você fará o backup de seus arquivos eletrônicos. Ter um segundo, ou mesmo terceiro sistema de backup em vigor pode garantir que seus dados permaneçam seguros. Designar um sistema de backup secundário fora do local, que fornece outra camada de proteção em caso de incêndio, inundação, roubo ou algum outro desastre. Se preferir, use um servidor ou serviço de backup baseado na Internet para essa finalidade

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Incentive a equipe a eliminar os métodos de comunicação em papel, como correspondências e faxes. Use o email como o principal método de transferência de documentos. Elimine os faxes impressos enviando-os e recebendo-os eletronicamente.

Coisas necessárias

• Computador
• Scanner
• Discos rígidos externos
• Drives de polegar
• Programas
• Shredder

Dicas

• Implemente as políticas sem papel com uma mão gentil. Tornar-se sem papel requer quebrar ou mudar hábitos cotidianos, e os funcionários podem demorar um pouco para se acostumar com a mudança. Defina uma data alguns meses abaixo para que a transição seja concluída.
• Acompanhe o uso de papel da empresa após mudar para um sistema de arquivamento sem papel. Envie e-mails mensais para a equipe mostrando quanto papel a empresa economizou a cada mês mudando para o novo método.