Como escrever um manual de operações do empregado

Um manual de operações do funcionário é especialmente útil ao treinar novos funcionários, revisar processos de melhoria, revisar descrições de cargos ou substituir funcionários por doença ou rotatividade. Para muitas organizações, escrever um manual de operações do funcionário levaria vários dias, se não semanas, para ser concluído, devido ao número de pessoas envolvidas no processo e à quantidade de operações a serem incluídas no manual. Um manual de operações é diferente de um manual do funcionário. Um manual do funcionário enfoca as políticas e diretrizes do local de trabalho, enquanto o foco de um manual de operações do funcionário são os processos de trabalho para grupos de trabalho ou departamentos.

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Determine o objetivo do manual de operações do funcionário de sua empresa. Algumas empresas preparam um manual para toda a organização, enquanto outras elaboram um manual de operações para cada departamento. Se sua empresa tem vários departamentos e uma grande base de funcionários, um manual específico do departamento é uma escolha melhor. Por outro lado, se você tem uma pequena empresa em que os funcionários geralmente trabalham de forma multifuncional, assumindo os deveres dos funcionários em várias áreas da empresa, um manual de operações em toda a empresa é provavelmente mais útil.

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Obter uma lista de cargos e posições. Identifique os funcionários em cada trabalho que podem fornecer informações durante o estágio de elaboração. Monte as descrições de trabalho para cada posição e classifique-as de acordo com a função do trabalho e depois por departamento. Por exemplo, classifique todas as descrições de cargo de suporte administrativo e, em seguida, classifique-as por departamento, como assistentes administrativos para departamentos de vendas, compras e executivos.

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Revise cada descrição do trabalho, selecionando as funções essenciais do trabalho. Realce as tarefas principais e descreva os processos usados ​​para executar cada tarefa, incluindo todos os recursos necessários para cada tarefa de trabalho. Um exemplo de um processo de assistente administrativo para o departamento executivo incluiria as posições que o incumbente apoia, como o diretor executivo, o diretor de operações e o diretor financeiro. Os recursos necessários incluem o acesso a materiais de arquivo confidenciais, dados financeiros e materiais de relações com investidores. Os detalhes dos processos de nível executivo só precisam ser incluídos em cópias de manuais para funcionários daquele departamento, devido à natureza confidencial das operações de nível executivo.

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Agende reuniões individuais com um funcionário em cada posição para a qual você está elaborando uma página de manual de operações. Evite simplesmente reiterar a lista de tarefas contidas nas descrições de cargo dos funcionários e, em vez disso, concentre-se em como executar as tarefas do trabalho. Por exemplo, se você estiver escrevendo um manual de operações do funcionário para o departamento de recursos humanos, obtenha informações de funcionários que realizam tarefas relacionadas a recrutamento e seleção, relações com funcionários, remuneração e benefícios. Detalhe como processar novos funcionários, quais funcionários estão envolvidos no processamento de novos funcionários e os materiais e documentos necessários para novos funcionários, como formulários de investigação de antecedentes, informações de testes de drogas, uniformes, crachás de identificação, chaves e informações de login para equipamentos de informática.

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Dedique uma seção do manual de operações do funcionário às funções do departamento e aos diferentes tipos de funções interdepartamentais. Explicar os processos departamentais, como recursos humanos, vendas, expedição, contabilidade e outras seções da empresa, bem como funções interdepartamentais, como o processo de rescisão de um funcionário. O gerente de contratação desse departamento deve entrar em contato com os recursos humanos para garantir que o arquivo pessoal do funcionário esteja disponível para análise. O gerente de contratação e uma pessoa da equipe de recursos humanos devem discutir o motivo da suspensão ou rescisão e agendar uma reunião de rescisão com o funcionário ao fazer uma determinação final para suspender ou encerrar.

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Use sua discrição e julgamento independente ao redigir e distribuir um manual de operações do funcionário. Embora os gerentes e supervisores devam, em geral, conhecer os processos de seus departamentos, talvez você queira produzir outra versão do manual de operações para funcionários da linha de frente cujas funções não exijam que eles tenham o mesmo tipo de informação disponível para supervisores e gerentes. .