Como escrever um email comercial para um cliente por um pedido incorreto

O e-mail comercial atende a muitos propósitos quando enviado em relação a um pedido incorreto. Ele serve como um documento legal, um pedido de desculpas e uma resolução. Ele tenta corrigir a imprecisão, mantendo o cliente. Um e-mail eficaz fornece informações claras e procedimentos que orientam o cliente sem problemas durante o processo de resolução do pedido.

1

Trate o email como uma cópia impressa eletrônica. Inclua todos os itens formais de uma carta comercial padrão em seu e-mail comercial. Liste a data da resposta e siga-a com o número de pedido aplicável e uma saudação profissional, como “Caro Dr. A. Smith” ou “Caro Sr. John F. Smith”.

2

Use o primeiro parágrafo do seu email para fornecer uma breve introdução. Apresente-se, descreva as informações do pedido e assegure ao cliente que a imprecisão será corrigida.

3

Explique as especificidades do pedido nos parágrafos a seguir. Liste as informações do produto que o cliente deveria ter recebido em relação ao que foi realmente emitido. Explicar as opções disponíveis para resolver o pedido impreciso e as etapas que a empresa tomará para agilizar a resolução, como envio expresso ou entrega no mesmo dia. Seja claro e cortês.

4

Use os parágrafos finais para mostrar apreciação. Agradeça ao cliente pelo seu negócio e paciência. Forneça as informações de contato e o horário comercial do representante ou departamento que possa ajudar o cliente com dúvidas e preocupações. Lembre o cliente de fazer referência ao número do pedido ao entrar em contato com o departamento com perguntas e dúvidas.

5

Encerre o e-mail comercial com um encerramento profissional, como "Atenciosamente" ou um simples "Obrigado". Certifique-se de que sua assinatura inclua o título da empresa e as informações de contato, se forem diferentes das informações incluídas no parágrafo final.

6

Use um formato de bloco para seu email, com todo o texto começando na margem esquerda. Use uma fonte e um tamanho fáceis de ler, como Times New Roman 12 ou Arial 10, e inclua espaços duplos entre cada parágrafo.