Como escrever para se comunicar com os funcionários

À medida que a popularidade do email aumentou, as habilidades de comunicação por escrito diminuíram. Embora você possa estar oferecendo uma comunicação breve e informal a um funcionário, certas regras ainda se aplicam. Não importa o que você tenha a dizer, se você não está escrevendo de forma clara e profissional, sua mensagem pode se perder na tradução. Aprender a escrever para se comunicar com os funcionários é uma habilidade importante para qualquer proprietário de empresa de pequeno porte dominar.

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Enderece os funcionários corretamente. Certifique-se de que você está soletrando seu nome corretamente e evite o uso de "querido" ou a excessivamente formal Sra., Sra. Ou Sr. Normalmente, apenas usando o primeiro nome deve ser suficiente com a maioria das comunicações de trabalho. Embora não seja necessário, também é útil ter uma breve introdução que deseje ao funcionário um bom dia ou que faça algum comentário pessoal que ainda seja profissional. Isso ajuda os funcionários a se sentirem mais valorizados.

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Inclua o ponto principal do seu email no primeiro parágrafo. O funcionário médio é bombardeado com várias informações por dia e isso pode levar a um erro de comunicação por escrito. Você precisa ter o seu ponto de vista dentro do primeiro parágrafo do e-mail e, em seguida, usar o corpo restante para solidificar ainda mais o que você tem a dizer.

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Deixe importantes informações se destacarem. Se um projeto é devido por uma determinada data, certifique-se de especificar essa data e colocá-lo em uma área do email onde ele se destaca. Por exemplo, em vez de enterrar a data de vencimento em um parágrafo, atribua à data sua própria linha no email. Isso ajudará a chamar a atenção para essa informação. Embora você possa usar negrito ou coloração de fonte, isso pode levar a um e-mail de aparência não profissional.

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Manter um equilíbrio entre amigável e profissional. Embora os funcionários gostem de sentir que são importantes para uma empresa e são bem-vindos, ser excessivamente informal ou pessoal em um e-mail pode corroer sua posição de "chefe".

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Lembre ao funcionário o que você precisa que ele faça no parágrafo final. Mais uma vez, muitas pessoas percorrem as comunicações escritas. Eles prestam atenção em quem é, no começo e no fim. Reiterar todos os pontos necessários no parágrafo final.

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Use uma declaração de fechamento apropriada. Se você não incluir um "Obrigado, (seu nome) ou uma declaração de encerramento semelhante, seu e-mail pode ser interpretado como excessivamente brusco. Lembre-se, os funcionários querem se sentir valorizados e este é o local perfeito para incluir uma pequena nota. sei que você aprecia seus esforços.