Como Escrever Minutos Corporativos para um Acionista

Se você é como a maioria dos proprietários de pequenas empresas, você se incorpora para receber a proteção de bens pessoais que as empresas fornecem. Além disso, sua corporação pode tirar proveito de mais deduções fiscais do que as disponíveis a você como um único proprietário, e você pode vender ações para financiar a expansão. Mesmo se você for o único acionista, você deve aderir aos requisitos administrativos corporativos. Isso inclui documentar as atas da reunião do conselho e dos acionistas.

Incorporação

Como único proprietário, você opera um negócio que não é legalmente separado de você. Todos os estados permitem que você incorpore sua propriedade exclusiva em uma única corporação de acionistas. Para fazer isso, você ou um representante autorizado deve arquivar artigos de incorporação com o secretário de estado. Quase todos os estados exigem seu nome e endereço como o único acionista e o nome e endereço de pelo menos um diretor. Vários estados exigem que sua empresa tenha no mínimo dois cargos no conselho, freqüentemente presidente, secretário e diretor. Muitos desses estados permitem que você, como único acionista, ocupe mais do que uma posição de oficial.

Pessoa jurídica

As leis reconhecem sua corporação como uma pessoa legal com direitos constitucionais semelhantes àqueles que você aprecia como uma pessoa "natural". Sua empresa tem responsabilidade limitada, existência perpétua e gerenciamento centralizado. Os estatutos que regem sua corporação exigem o cumprimento rigoroso das regras administrativas, incluindo a renovação anual com o secretário de Estado e a documentação das decisões corporativas. As leis exigem que sua empresa conduza, pelo menos, uma assembléia de acionistas e uma reunião do conselho de administração anualmente.

Oficial Único

Se você ocupar todos os cargos necessários, nenhum anúncio prévio da reunião será necessário. Prepare uma agenda com antecedência. Itens críticos para cobrir em uma reunião do conselho incluem declarações de dividendos, novas atividades de empréstimo, busca de patrimônio e mudanças significativas em sua remuneração. Como participante solitário, você deve documentar a data, hora e local da reunião. Você também deve listar os itens de discussão, resumir os pontos-chave e documentar as decisões tomadas. Você deve anotar todas as posições no atendimento, mesmo se você ocupar todas elas.

Exemplos

Como todas as declarações de dividendos exigem aprovação do conselho, você deve documentá-las claramente nas atas da reunião. Registre o valor do dividendo e o reconhecimento de que a empresa possui dinheiro suficiente para pagar o dividendo. Como outro exemplo, sempre que você quiser alterar significativamente sua remuneração, inclua isso como um item da agenda. Nas notas da reunião, documente sua aprovação para conceder ao diretor executivo da empresa - você - um aumento de US $ 50.000 em bônus, por exemplo.

Prova

Sempre assine as anotações da reunião e mantenha-as em um local seguro. Se a Receita Federal questionar sua remuneração, empréstimos a acionistas ou distribuição de dividendos em uma auditoria, você terá um registro para apoiar suas ações. Se um credor ou parte de uma empresa em uma ação judicial tentar convencer um juiz de que sua corporação é uma fraude para obter seus bens pessoais, essas atas de reuniões podem provar que sua empresa é legítima.