Como escrever procedimentos de segurança eficazes

Os procedimentos de segurança representam a fase de implantação de uma política de segurança geral ou departamental. Cada procedimento é uma etapa de ação que suporta um ou mais objetivos de segurança. Procedimentos claros, bem definidos e bem escritos são cruciais para a implementação efetiva de qualquer política de segurança. É vital saber como escrever procedimentos de segurança que comuniquem efetivamente o que os funcionários precisam e desejam saber.

Recomendações Gerais

Siga as recomendações gerais de melhores práticas para criar procedimentos claros e bem escritos. Escreva a partir de uma perspectiva instrucional orientada para a ação, delineando cada passo na ordem que precisa ser tomada. Os procedimentos de segurança podem ter sérias conseqüências se não forem seguidos exatamente, de modo que cada um deve ser escrito em preto e branco, não deixando espaço para subjetividade, julgamentos pessoais ou interpretação individual. Considere o público e escreva usando a terminologia correta, soletre acrônimos completamente e defina quaisquer termos que os leitores - especialmente os novos contratados - possam não entender.

Reunir e rever informações

Comece revisando completamente a política de segurança para a qual você adicionará uma seção de procedimentos. Divida a política em seus componentes de objetivos e, em seguida, divida cada objetivo em uma série de subcomponentes que serão convertidos em etapas de ação. Por exemplo, se a política em que você está trabalhando se refere à criação de segurança, os objetivos podem se referir ao acesso ao prédio, às evacuações de emergência e às linhas de autoridade. Subcomponentes para acesso predial podem incluir procedimentos para entrar e sair do prédio, obter crachás e procedimentos de identificação para funcionários que esquecem ou perdem sua identificação de acesso. Faça anotações detalhadas, se necessário, para entender melhor os objetivos da política de segurança.

Escreva um primeiro rascunho

Crie um primeiro rascunho que junte as informações para incluir apenas o que o leitor precisa para executar o procedimento de segurança. Escreva cada passo em uma linha separada, usando uma voz ativa e apenas palavras suficientes para comunicar claramente o procedimento. Por exemplo, um procedimento para entrar no prédio pode incluir etapas como “insira sua carteira de identidade virada para cima no slot de verificação”, “empurre a maçaneta da porta quando a luz de entrada ficar verde” e “insira pela entrada principal uma pessoa em um Tempo.

Verificar pela precisão

Realize uma pesquisa prática para garantir que cada etapa do processo seja clara e compreensível antes de elaborar um rascunho final. Se possível, recrute a ajuda de indivíduos que deverão seguir o procedimento para garantir que suas percepções sobre a clareza do procedimento estão corretas. Modifique o palavreado ou etapas conforme necessário e, em seguida, teste o procedimento novamente. Quando tiver certeza de que os procedimentos de segurança são claros, bem escritos e eficazes, crie e distribua uma versão final.