O que significa contas de ciclo total a pagar?

A contabilidade de ciclo completo refere-se às transações coletivas associadas a uma função de negócios específica, como vendas, compras e folha de pagamento. Você também pode aplicar o conceito "ciclo completo" a trabalhos contábeis individuais. Uma pessoa em um ciclo completo de contas a pagar tem responsabilidade por todas as tarefas relacionadas ao pagamento de fornecedores e fornecedores de bens e serviços.

Contas a pagar

Os departamentos de contas a pagar se esforçam para pagar as faturas dentro do cronograma, garantir a precisão e a autenticidade das faturas e realizar tarefas departamentais com um mínimo de despesas. Uma empresa com uma operação de contas a pagar bem administrada economiza dinheiro processando as faturas com eficiência, pessoal qualificado e baixa sobrecarga operacional. O processo deve contribuir positivamente para o fluxo de caixa e apoiar relacionamentos mutuamente benéficos com os fornecedores.

Relações com fornecedores

O ciclo de contas a pagar começa com o fornecedor. Mantenha um bom relacionamento com seu fornecedor para ajudar a facilitar o entendimento caso você enfrente problemas de fluxo de caixa. Mostre respeito. Você pode ter a capacidade de negociar seus termos se comunicar suas necessidades ou demonstrar boas intenções. Depois de fazer seu pedido com o fornecedor, você receberá o produto ou serviço. Registre o recibo para confirmar que a empresa recebeu o pedido. Digite uma descrição e o número de itens ou tipo de serviço fornecido. Agora você criou uma conta pendente pagável ao fornecedor com base nos termos mutuamente acordados.

Manipulação de fatura

Seu fornecedor enviará uma fatura para as mercadorias que eles enviaram ou consertam. Quando você receber essa fatura, registre-a no sistema de contabilidade. Inclua as informações do fornecedor, a data de vencimento e o valor total devido.

Verifique as informações incluídas na fatura para garantir a precisão. Verifique documentos como o relatório de recebimento, pedido de compra ou conhecimento de embarque. Corresponder as quantidades, preços e descrições de cada documento à fatura. Se todas as informações corresponderem, autorize a fatura para pagamento.

Autorizar pagamento

Depois de autorizar a fatura para pagamento, agende a remessa para a próxima vez que sua empresa preparar cheques de saída. Quando o cheque for impresso, anexe uma cópia da fatura ao cheque e envie-a para o fornecedor correspondente. Arquivar uma cópia do cheque para garantir uma trilha de auditoria clara.