Como escrever uma carta de dispensa

Reduções de força e demissões são tarefas difíceis pelas quais o pessoal de recursos humanos é responsável. Os empregadores podem tornar o processo menos doloroso quando priorizam a comunicação com os funcionários. Escrever uma carta para informar os funcionários sobre demissões é um bom começo; no entanto, a carta deve ser discutida com os funcionários durante as reuniões departamentais ou de equipe. Isso dá à gerência da empresa a oportunidade de expressar remorso por ter de despedir funcionários e a comunicação direta transmite uma mensagem de que a organização realmente se importa com a vida dos funcionários dentro e fora do local de trabalho.

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Monte os materiais e a documentação em que você se baseou para tomar a decisão de demitir funcionários. Obtenha o censo dos funcionários com os nomes dos funcionários identificados para a dispensa. Reúna documentação que suporte as decisões para os funcionários que estão sendo demitidos, como declarações sobre a eliminação de tarefas ou anotações sobre a reestruturação organizacional.

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Elabore o primeiro parágrafo da carta, contando a história da organização, sua fundação e como ela obteve sucesso por meio do trabalho duro e do comprometimento dos funcionários. Elogie a força de trabalho por seus talentos e contribuições que tornaram possível sobreviver ao longo dos anos. Expresse gratidão a todos que participaram no desenvolvimento e manutenção do negócio ao longo dos anos.

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Construa o segundo parágrafo explicando as circunstâncias que mudaram o foco do negócio. Explique a dificuldade em manter uma organização bem-sucedida diante das condições econômicas desafiadoras, das demandas comerciais e da incapacidade de atender às demandas dos clientes por produtos e serviços.

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Explique como os funcionários foram selecionados para serem demitidos e o processo usado para decidir quais posições seriam eliminadas. Descreva os cenários que a empresa contemplou para evitar o impacto na vida dos funcionários e de suas famílias, mas que não é viável manter a força de trabalho atual. Confirme que a empresa deve, lamentavelmente, demitir funcionários e durante todo o processo pretende manter uma comunicação regular e atualizada para que os funcionários estejam sempre bem informados sobre o que esperar.

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Forneça detalhes passo a passo do que os funcionários devem prever nas próximas semanas. Use um calendário ou cronograma para ilustrar o processo. Convide os funcionários a entrarem no departamento de recursos humanos para perguntas sobre benefícios, contas de poupança para aposentadoria, acumulação de férias e pagamento por folga remunerada não utilizada. Diga aos funcionários a data em que eles receberão um pacote de informações que descreve as etapas da solicitação de subsídio de desemprego, reciclagem de novos empregos e serviços de recolocação para ajudar os funcionários a encontrar emprego em outro lugar.

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Leia esta carta durante uma reunião de funcionários. Não envie simplesmente uma carta-modelo para as residências dos funcionários, embora você deva fornecer uma cópia da carta a cada funcionário. Dê um toque pessoal às cartas com a assinatura original do presidente da empresa. Personalize as notícias de uma dispensa para evitar que os funcionários sintam que estão no escuro sobre decisões de negócios que afetam suas carreiras e a capacidade de apoiar seus estilos de vida.