Como escrever uma carta de proposta para terceirização

A terceirização está tendo um aumento na respeitabilidade, agora que empresas de todos os tipos e tamanhos estão se esforçando para conter custos e operar de forma mais eficiente. Fazer o caso da terceirização muitas vezes atravessa a mesa do proprietário de uma empresa quando ela procura um empréstimo comercial e deve explicar a justificativa em uma carta de proposta. Trate o exercício como uma parte da escrita de solução de problemas, uma parte da escrita argumentativa, que requer que você antecipe e trate de possíveis objeções. Escolha suas palavras com clareza e precisão e, em seguida, assista à sua proposta.

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Avalie a experiência de sua empresa com a terceirização e plote sua proposta de acordo. Por exemplo, se sua empresa tiver terceirizado funções de trabalho no passado com resultados positivos, você poderá enfrentar uma “venda fácil”. Se terceirizar funções com resultados negativos, você será inteligente ao explicar como sua proposta eliminaria as decepções passadas. E se sua empresa nunca terceirizou uma função de trabalho, seria sábio quebrar a resistência e fornecer maiores detalhes sobre por que esse “conceito inovador” merece ser implementado. Antecipar as respostas ajudará você a formular uma carta mais convincente.

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Pesquise opções de terceirização no interesse de responder a uma questão-chave: Como sua empresa encontrará uma pessoa competente para atender às necessidades? Reúna informações e documente estimativas de custos. Para vender sua proposta de terceirização, você deve ser vendido por conta própria.

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Comece sua carta de proposta com um reconhecimento do problema ou questão em mãos e sua crença sólida na solução: terceirização. Digamos que você esteja administrando uma empresa de reformas em crescimento que deva enviar lances oportunos a clientes em potencial. Sua equipe de contratados está ocupada se reunindo com clientes e fazendo medições, mas não tem tempo para escrever propostas profissionais com custos detalhados. O trabalho é esporádico - frenético algumas semanas e praticamente inexistente durante os outros. Nesse caso, seu parágrafo de abertura instigante poderia dizer: “Como minha empresa desfruta de um ressurgimento lucrativo, cabe a mim procurar maneiras pelas quais posso continuar a fornecer o melhor serviço ao cliente pelo qual minha empresa é conhecida, enquanto contém custos. Nesse espírito, acredito que deveria terceirizar a tarefa de redigir lances e enviar cartas de clientes a um contratado independente. ”

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Dê um passo atrás de sua proposta e descreva o problema - nesse caso, sua equipe de contratados está lutando para oferecer lances oportunos. Ilustre o problema em termos reais e tangíveis com anedotas. Neste exemplo, você pode explicar como seus contratados estão tentando responder às chamadas dos clientes, mas não conseguem acompanhar o acompanhamento: enviando lances oportunos para o projeto.

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Descreva as conseqüências da situação atual. Nesse caso, você pode detalhar como seus contratantes estão calculando as horas extras, mas ainda estão deixando de enviar lances oportunos para o projeto. Calcule o quanto esses lances "perdidos" valem para sua empresa em dólares reais.

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Apresente seu caso para a terceirização e enfatize os aspectos positivos - nesse caso, ressaltar que o contratado independente que você contrata oferecerá à sua empresa o valor de responder prontamente a períodos de pico de atividade, enquanto restaura uma maior lucratividade para sua empresa. Explique a “mecânica” do acordo de terceirização, estimando os custos projetados e o banco de talentos de que você irá tirar base, com base em sua pesquisa. Faça o ponto que, ao contrário de um funcionário, um contratante não tem direito a benefícios médicos e outros benefícios de saúde, o que torna o acordo um economizador de custos desde o início.

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Antecipe e trate de objeções à sua proposta, com base na cultura da sua empresa e no histórico com contratados independentes. Neste exemplo, você pode ceder a tática óbvia de contratar um empregado em tempo parcial ou integral, mas, em seguida, apontar o desperdício de pagar esse funcionário durante as calmarias do negócio. Lembre-se de que a terceirização permite flexibilidade, bem como a capacidade de descrever seus termos específicos em um contrato por escrito. Enfatize que você pode descrever claramente esses termos em um acordo que pode ser anulado mediante aviso por escrito.

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Expresse sua convicção de que a terceirização é a melhor e mais econômica opção para solucionar o problema que sua empresa enfrenta. Mantenha a mente aberta a modificações na sua proposta e expresse seu desejo de discutir o assunto em um fórum construtivo. Agradeça ao destinatário da carta pelo seu tempo e consideração.

Gorjeta

• Depois de escrever sua proposta, coloque-a de lado por alguns dias para que você possa revisá-la com um novo par de olhos e um renovado desejo de especificidade. Seja sua pior crítica antes de permitir que outros assumam esse papel.