Como escrever uma carta de referência para um negócio

Como proprietário de uma empresa, uma das melhores coisas que você pode receber é referências de clientes satisfeitos. Faça o pagamento adiantando-se ao escrever uma carta de referência eficaz sobre um negócio com o qual você teve uma experiência positiva. Ajude a espalhar a notícia sobre uma empresa de limpeza, sua oficina de reparos de automóveis favorita ou um fornecedor confiável, incentivando os donos de empresas a patrocinar esses prestadores de serviços testados e comprovados.

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Planeje o que você vai escrever para transmitir a melhor impressão possível do negócio que você está se referindo aos outros. Pense nos três ou quatro pontos mais importantes para convencer o destinatário da carta a considerar o uso dos serviços ou produtos da empresa.

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Use o papel timbrado da sua empresa para dar mais importância ao encaminhamento. Se você não tiver papel timbrado, use seu nome, nome da empresa e endereço completo como papel timbrado, impresso em negrito e centralizado na parte superior da página. Inclua a data. Enderece a carta para um indivíduo específico e inclua o título da pessoa, o nome da empresa e o endereço. Abra com uma saudação comercial padrão, como "Caro Sr. Smith", a menos que o destinatário seja alguém que você conheça bem e, nesse caso, "Caro Bob" é apropriado.

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Comece a carta com um pequeno parágrafo descrevendo a empresa ou serviço que você está recomendando ao destinatário. Torne relevante, ligando-o a uma necessidade que você sabe que ele está tentando preencher. Frases como "Eu sei que você está procurando por um novo fornecedor; eu tenho apenas a empresa para você!" despertar seu interesse desde o início e informá-lo por que você está enviando a carta.

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Descreva várias razões principais pelas quais você está recomendando a empresa ou o provedor de serviços. Baseie-os em sua experiência pessoal, não apenas no boca a boca. Se você ainda não tem um relacionamento estabelecido, forneça algumas informações básicas para ajudar o destinatário a entender por que ele deve dar crédito à sua indicação. Explique que você tem um relacionamento comercial de longa data com a empresa ou que foi capaz de resolver um problema causado por outra empresa ou que oferece serviços especiais que sua empresa precisa e que ninguém mais oferece.

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Inclua suas informações de contato em seu parágrafo final. Convide o destinatário a ligar ou enviar um e-mail para você caso deseje obter informações adicionais sobre a empresa a quem você se referiu. Use um simples fechamento, como "Atenciosamente", seguido do seu nome assinado e impresso.

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Revise sua carta com cuidado para garantir que não haja erros. Faça e guarde uma cópia para seus registros. Além disso, considere o envio de uma cópia de cortesia para a empresa que você está recomendando.

Gorjeta

• Ao enviar uma indicação, você está colocando a sua reputação e a da empresa na qual você está se referindo, portanto, confie-se completamente em sua capacidade de fornecer um serviço de alto nível. Se você for solicitado a escrever uma indicação para um negócio com o qual você não está familiarizado ou não totalmente vendido, declínio educado.