Como escrever um relatório de situação

Os relatórios de situação são projetados para transmitir os detalhes de um evento específico, como relatórios governamentais de um desastre natural ou cobertura de uma grande conversão corporativa. Se você for chamado para criar um para o seu negócio, estará desempenhando o papel de repórter. Você deve reunir detalhes pertinentes das partes envolvidas e reuni-los em um formato coeso que mostre uma imagem clara da situação. Um relatório de situação bem elaborado pode beneficiar sua empresa, fornecendo à gerência e à equipe as informações necessárias para tomar decisões importantes.

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Avalie a situação. Determine quais informações devem ser coletadas e de quem. Faça uma lista de seus contatos de destino e defina uma data de conclusão de destino para o relatório de situação. Por exemplo, se sua empresa enviou um pedido grande para o endereço errado, descubra qual equipe estava diretamente envolvida na coleta e no envio do pedido.

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Comunique-se com cada indivíduo visado na avaliação inicial para obter seu feedback sobre a situação. Faça perguntas abertas e procure detalhes adicionais se a sua fonte não oferecer todas as informações desejadas. Faça anotações detalhadas e, se possível, use um gravador portátil para entrevistas. Registre os detalhes de contato de cada pessoa que você entrevistar, incluindo nome completo, título profissional, data de nascimento, endereço e número de telefone. No exemplo acima, você deseja obter uma linha do tempo detalhada de todos os eventos que podem ter contribuído para o pedido ser enviado para o endereço errado.

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Escreva seu relatório de situação. Resuma a situação no topo. Siga com parágrafos dispostos de forma coerente, detalhando cada decisão, evento e detalhe e que contribuíram para a situação. Seja preciso com datas, horários e fatos. Distribua o relatório a todos os membros relevantes da equipe.

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Acompanhe o seu relatório de situação inicial com relatórios de progresso regulares, se necessário.

Dicas

• Em caso de dúvida, confirme e esclareça detalhes com suas fontes.
• Escreva o relatório da situação de maneira simples, sem revelar seus sentimentos pessoais.
• É útil escrever em formato de pirâmide invertida, concentrando-se nos detalhes mais importantes no topo e depois descendo para os fatos menos importantes.
• Use linguagem direta, livre de gírias ou jargões. Evite adjetivos, se puder.