Como redigir uma reunião anual de negócios para um S Corp

As pequenas empresas elegem a organização das corporações para repassar lucros e perdas diretamente aos acionistas, simplificando as declarações de impostos corporativas. A distribuição “S corp” permite aos acionistas equilibrar as receitas “passadas” com deduções devido a perdas ou perdas atuais distribuídas ao longo de um período de anos. O corpo de engenheiros satisfaz os requisitos específicos estabelecidos pela Receita Federal, mas também deve atender aos requisitos do estado para realizar reuniões, geralmente anuais. Devido à íntima relação financeira entre corporação e acionistas, as atas das reuniões anuais devem apresentar um quadro completo e preciso das atividades da corporação.

1

Comece a ata com uma lista de diretores presentes e uma declaração de quorum. Verifique o estatuto para uma definição de quórum - geralmente 50% mais um voto - que é o número de conselheiros necessários para fazer negócios.

2

Indique a data e o método de notificação da reunião anual. Mais uma vez, verifique o estatuto para datas específicas para reuniões anuais e requisitos de notificação.

3

Liste os nomeados para o cargo com nominadores e secundaristas, seguidos pelos novos diretores eleitos em uma reunião anual dos diretores. Listar novos diretores eleitos pelo conselho em uma assembléia de acionistas.

4

Inclua resoluções exatas tomadas pelos diretores presentes. Resoluções - como uma mudança de agente registrado, contador público ou endereço comercial - podem ser aceitas por maioria de votos, mas as propostas de estatutos geralmente exigem uma maioria maior e também exigem a participação de acionistas ativos.

5

Adicione emendas a estatutos em uma reunião de diretores se seus conselheiros e diretores forem os únicos acionistas em sua corporação ou em uma assembléia de acionistas, se exigido em seu estatuto. Registre este processo e as etapas tomadas ou planejadas para executá-lo. Em uma assembléia de acionistas, registre a pessoa que apresentou a resolução ou emenda - seu proponente - o segundo e o resultado da votação.

6

Resumir a reunião de negócios com uma declaração de que todos os atos e decisões dos oficiais durante o ano anterior são afirmados. Isto é particularmente importante se não forem introduzidas novas resoluções ou se a sua corporação consistir em apenas alguns acionistas que também sejam conselheiros e diretores e que as funções do dia-a-dia sejam desempenhadas informalmente.

7

Registre qualquer novo negócio introduzido e sua disposição. Por exemplo, os participantes podem votar ou a questão pode ser encaminhada ao contador, advogado ou comitê especial da corporação para uma recomendação.

8

Registre o tempo e os termos do adiamento. Os grupos podem adiar até a próxima reunião anual ou uma data em que os negócios possam ser continuados.

9

Fornecer as atas das reuniões de diretores aos novos diretores e diretores para assinar; todos devem assinar e datar o documento para indicar sua presença e concordância. Os tomadores de minutos devem assinar as atas das reuniões anuais com seu nome, escritório e data.

10

Conclua ou imprima as atas das reuniões dos diretores assim que possível após a reunião para obter todas as assinaturas dos diretores presentes. Conclua os minutos de acionistas dentro de alguns dias da reunião.

Coisas necessárias

• Estatuto Social
• Regras de Ordem de Robert
• Livro corporativo
• Formulários de minuto
• Materiais de escrita ou laptop e impressora

Dicas

• Os estatutos sociais ditam as decisões que precisam ser tomadas na sua reunião anual. As corporações tipicamente adotam as Regras de Ordem de Robert para dar-lhes estrutura.
• Configurar um formulário para ser preenchido em reuniões anuais com espaços em branco para datas, presença, resultados eleitorais, resoluções, movimentadores, secundárias e assinaturas para economizar tempo. Alternativamente, trabalhe em um laptop em uma reunião de diretores para que você possa imprimir uma cópia para assinaturas e inseri-la imediatamente no livro de sua empresa.
• O tesoureiro de saída pode apresentar uma demonstração financeira em uma reunião anual de diretores, dependendo do estatuto. Registre-o em sua totalidade quando apresentado em uma assembléia de acionistas para disponibilizá-lo para referência pelos acionistas.

Avisos

• Como todos os executivos e diretores devem assinar as atas da reunião anual, mantenha-os breves e precisos para minimizar a discussão e possíveis discordâncias sobre quem disse o quê.
• Registre apenas as decisões e diretivas, juntamente com os nomes daqueles que fazem movimentos e segundos. Não tente resumir as discussões, que podem durar interminavelmente e conter material confuso e irrelevante.