E se um W-9 para uma LLC não for preenchido?

Um formulário W-9 é uma declaração de informações que deve ser preenchida por qualquer empresa, incluindo um indivíduo, parceria, LLC ou C-Corporation que receba pagamentos de outra entidade por serviços prestados. O W-9 em si não é enviado ao IRS. Este formulário é necessário para determinar se a entidade que faz o pagamento precisa reter imposto de renda do valor pago ao destinatário. O W-9 é uma solicitação para o número de identificação do seguro social ou fiscal, endereço comercial e tipo de organização do destinatário.

Retenção de backup federal

Se uma organização não conseguir preencher um formulário W-9, estará sujeita à retenção de segurança em todos os pagamentos feitos a ela. A atual taxa de retenção para imposto de renda federal é de 28%, válida até 31 de dezembro de 2012. Por exemplo, se uma LLC não preencher um formulário W-9 e receber US $ 10.000 por seus serviços durante o ano, a entidade executora o pagamento é exigido para reter US $ 2.800 do pagamento e enviá-lo para o IRS.

Retenção de backup do estado

As mesmas regras para retenção de backup também se aplicam à autoridade tributária estadual onde os serviços são pagos. A taxa de retenção de imposto de backup varia de estado para estado. Por exemplo, na Califórnia, a taxa de backup estatutária é de sete por cento. Isso significa que, se a organização que não fornecer um W-9 receber US $ 100.000 por serviços prestados na Califórnia, a entidade que efetuar o pagamento deverá reter US $ 7.000 em impostos estaduais e submetê-los ao Conselho de Imposto de Franquia. Você deve consultar um profissional de impostos para determinar a taxa de retenção de segurança que se aplica em seu estado particular.

Notificação do pagador do pedido de W-9

Alguns proprietários de LLC e proprietários de C-Corporation não conseguem concluir um W-9 porque as corporações não recebem 1099s por pagamentos de serviço recebidos. No entanto, isso não impede que a entidade que efetua os pagamentos tenha que reter a retenção de reserva nos pagamentos. O IRS algumas vezes emitirá um formulário CP2100 aos pagadores que indica que eles precisam fazer pagamentos de retenção de backup em uma entidade. Os proprietários de empresas que pagam por serviços externos devem enviar uma solicitação para a conclusão do formulário W-9 antes de permitir que os serviços sejam executados por outra entidade.

Manutenção de registros para formulários W-9

As empresas que pagam por serviços em que um W-9 é aplicável precisam manter todos os formulários W-9 preenchidos em arquivo no caso de ocorrer uma retenção de backup. Se o pagador tiver uma cópia de um documento assinado do W-9, essa é uma documentação adequada para evitar a retenção de backup. A não realização adequada da retenção de backup exigida pode resultar em penalidades para a entidade que deveria ter feito a retenção preventiva.

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