O uso de sistemas de informação e contabilidade

Atualmente, a maioria das tarefas de contabilidade é processada em um computador, de modo que os sistemas de informação têm um enorme impacto sobre como a contabilidade é feita e quais relatórios são gerados. Não apenas as tarefas de contabilidade são executadas em alta velocidade, elas também são facilitadas para a maioria das empresas. Os cálculos são feitos automaticamente com menos erros do que a contabilidade manual, melhorando consideravelmente a eficiência.

Planilhas

O primeiro programa de planilha eletrônica foi chamado VisiCalc e foi projetado por Robert Frankston e Dan Bricklin em 1979 para simplificar a análise financeira. Realizou cálculos com mais de 254 linhas e 63 colunas. Em 1983, um programa de planilhas mais sofisticado, o Lotus 1-2-3, permitia mais linhas e colunas, além de gerenciamento de dados e gráficos. Esse foi um sucesso entre os contadores, que geralmente precisam analisar dados e realizar computações e modelagens complexas. Por exemplo, uma célula - a interseção de uma coluna e linha - pode ser alterada e os cálculos são atualizados automaticamente com as novas informações. Hoje em dia, o Excel e outras planilhas são o pão com manteiga de muitos contadores, tornando a vida mais fácil e eficiente.

Contabilidade geral

Anos atrás, um livro contábil geral, uma lista de contas e transações, era mantido em blocos de papel e depois mantido manualmente, uma tarefa demorada para os contadores. Se o balanço não se equilibrasse, às vezes levava contadores dias para descobrir o erro. Estes dias acabaram com a contabilidade informatizada, onde a matemática é tratada automaticamente e as demonstrações financeiras são compiladas com o apertar de um botão.

Módulos

Embora o razão geral contenha contas e transações gerais, os detalhes das transações geralmente são mantidos em módulos separados. As informações desses módulos são então transferidas para o razão geral. Por exemplo, o módulo de contas a pagar processa todas as questões relacionadas a contas a pagar, incluindo nomes de fornecedores, datas de faturas, impressão de cheques e outros dados importantes para o processo de pagamento de contas. Quando as faturas são entradas e pagas, as despesas, contas a pagar e caixa são reconhecidas e transferidas para o razão geral. Existem módulos para contas a receber, estoque e outros processos que precisam de espaço de trabalho fora do Razão, mas conectados a ele.

Software especializado em contabilidade

Uma tendência nas práticas de programação é atingir determinadas indústrias e tornar programas inteiros personalizados para essas indústrias. O resultado são sistemas inteiros feitos com ferramentas específicas para certos setores, como varejo, sem fins lucrativos ou de fabricação. Isso faz com que a contabilidade computadorizada seja rápida de configurar e usar. Em vez de esperar que um programador desenvolva seu software, você pode comprar um na prateleira que seja cerca de 90% bom para seus propósitos e requer apenas uma personalização mínima.

Riscos

Os sistemas de informação ajudam com velocidade e precisão, mas ainda há espaço para erro humano. Se informações incorretas forem inseridas, o sistema pode não detectá-las. Por exemplo, o sistema não sabe que um pagamento de US $ 200 na verdade foi de US $ 20 e foi inserido e pago por engano. Erros e fraudes ainda acontecem na contabilidade e controles internos são necessários para prevenir ou detectar esses riscos. Um sistema informatizado deve ter acesso seguro para evitar o uso não autorizado; a gerência deve revisar as reconciliações para garantir que sejam razoáveis ​​e precisas; e os pagamentos devem ser feitos apenas em contas aprovadas para evitar fraudes e erros.