Formas de Controlar Contabilidade e Inventário

Sistemas de contabilidade e inventário podem ser especialmente vulneráveis ​​a roubo, fraude ou má administração. Controlar a integridade de seus registros contábeis e a segurança de seu inventário pode contribuir diretamente para sua linha inferior, reduzindo despesas desnecessárias. Proprietários de pequenas empresas têm uma gama de opções de controle interno disponíveis para eles, e cada empresa exige um conjunto exclusivo de controles para proteger adequadamente seus ativos.

Sistemas de segurança

Todos os dados contábeis e estoque devem ser mantidos com a maior segurança possível. Restringir o acesso a áreas de armazenamento de inventário e instalar câmeras de segurança com dispositivos de gravação. Realize contagens de estoque regulares e aleatórias para descobrir problemas de roubo ou desperdício rapidamente.

Os dados contábeis podem ser comprometidos tão facilmente quanto o estoque ou o dinheiro, e os criminosos podem causar a mesma quantia de danos financeiros ao manipular registros contábeis do que ao roubo físico. Proteja todos os servidores e estações de trabalho com senhas e contrate um especialista em segurança de rede interno ou de terceiros para proteger o acesso aos seus arquivos. Compare dados financeiros internos com extratos bancários e documentos financeiros para garantir que seus registros permaneçam exatos.

Separação de deveres

A filosofia por trás da separação de tarefas é que o roubo por conluio se torna mais difícil quando mais pessoas estão envolvidas em um processo de várias etapas. As tarefas de contabilidade e estoque envolvem várias atividades e etapas; separar esses deveres entre os funcionários em vários níveis de sua empresa pode ajudar a reduzir incidentes de conluio. Não permita que a mesma pessoa faça pedidos de estoque e verifique a exatidão das remessas recebidas, por exemplo. Não permita que a mesma pessoa faça depósitos bancários e insira recebimentos de caixa no sistema contábil, como outro exemplo.

Auditorias Independentes

As auditorias financeiras de terceiros podem ser caras e representam um impedimento para a produtividade normal, mas valem bem a despesa se descobrirem casos de fraude financeira ou roubo. Os auditores irão aprofundar-se em seu sistema de contabilidade e registros financeiros para garantir que todas as obrigações contábeis estejam sendo desempenhadas de maneira ética e profissional.

Dê ao seu pessoal apenas antecedência suficiente para permitir que eles se preparem para o seu papel na auditoria; não forneça aviso com antecedência suficiente para os ladrões cobrirem seus rastros.

Relatórios Internos

Um sistema eficaz de controles internos deve fornecer relatórios regulares de status aos gerentes e outros tomadores de decisão. Um sistema de informações gerenciais pode combinar quaisquer dados operacionais ou estatísticos e apresentá-los aos gerentes em um formato lógico legível. Um MIS pode criar relatórios sobre informações básicas, como vendas e despesas diárias em cada ponto de varejo, e dados mais complexos, como o número médio de erros inaceitáveis ​​e pouco aceitáveis ​​em uma seção de linha de produção específica.