Quais despesas o reembolso de milhagem cobre?

Quando você está indo para a estrada em um veículo pessoal para o seu negócio ou está pedindo aos funcionários que usem o carro para tarefas de trabalho, você precisa estabelecer uma política de despesas de milhagem uniforme. O reembolso de milhas permite que sua empresa atribua corretamente despesas relacionadas ao trabalho, além de fornecer a você e seus funcionários os recursos necessários para substituir o gás e o desgaste atribuído à sua pequena empresa. A partir de 2018, a dedução de quilometragem padrão do IRS é de 54, 5 centavos por milha.

Quais capas de pagamento de milhagem

O pagamento da milhagem reembolsa você e seus funcionários por uma série de despesas relacionadas a carros que são incorridas quando o veículo é usado para viagens de negócios. Ao multiplicar a taxa padrão de 54, 5 centavos por milha pelo número de milhas percorridas, como 100, você reembolsaria um funcionário de US $ 54, 50 pela viagem. O salário normalmente excede o custo médio do combustível para a distância percorrida. Os fundos adicionais são vistos como pagamento de 100 milhas de desgaste e pelos custos de longo prazo, como troca de óleo, pneus novos, seguro de automóvel e taxas de registro. Outras despesas associadas à condução, como taxas de estacionamento ou taxas de pedágio, não são consideradas parte da taxa de milhagem padrão e são despesas relacionadas a carros separadas.

Taxas de Reembolso de Milhas Alternativas

Você pode optar por pagar aos funcionários uma taxa de milhagem reduzida ou maior com base em um cálculo interno de custos estimados por milha. Nos estados que têm preços de gás mais baixos, uma taxa de milhagem menor ainda pode cobrir as despesas necessárias. No entanto, você precisa avaliar seu campo antes de colocar os freios na taxa padrão. Se os seus funcionários costumam atrair clientes e exigir um veículo impecável para atender às expectativas de seus clientes, os custos adicionais de cobertura de seguro melhorada, pagamentos mensais mais altos e manutenção proativa podem fazer com que a taxa total do IRS seja paga por um bom investimento comercial.

Despesas reais x milhagem

Quando você está dirigindo seu próprio veículo como proprietário de uma pequena empresa, pode optar por deduzir as despesas reais, em vez de aceitar a taxa de dedução de milhagem padrão. Usando esse método, você calcula as milhas acionadas para uso comercial e pessoal, bem como as despesas totais associadas ao carro. Se você usou o veículo em 75% para negócios, 75% das despesas reais serão dedutíveis. As despesas incluem o custo do gás, troca de óleo, lavagem de carros, pedágios, reparos, seguro, registro e peças.

Registros e Despesas de Milhagem

Se você ou seus funcionários estiverem cobrando milhagem da empresa, é necessário manter um registro de milhagem preciso. Log de um funcionário deve incluir iniciar e parar as leituras do odômetro para cada parte de uma viagem de negócios. Se você estiver acompanhando as despesas de milhagem para si mesmo ou para os funcionários usando o método de despesas reais, as leituras de milhagem devem incluir a leitura do odômetro de partida e parada para todas as viagens, para que você possa determinar facilmente o uso comercial do carro. Acompanhe todas as despesas incorridas pelo carro e guarde cópias de seus recibos e faturas.

Veículos da empresa versus uso de veículos particulares

Quando você paga a milhagem de vários funcionários pela conclusão de tarefas rotineiras, como entregas diárias, realize uma análise de custo e benefício para determinar se seria mais acessível alugar ou comprar um carro da empresa para os funcionários usarem. Por exemplo, se sua loja de presentes paga US $ 20 em reembolsos de milhagem por dia aos funcionários, o custo é de US $ 400 por mês, supondo uma semana de trabalho de cinco dias. Para uma empresa que opera sete dias por semana, os custos sobem para aproximadamente US $ 600 por mês. Se o custo total de propriedade de um carro da empresa - pagamentos, seguro, licenciamento, combustível e custos de manutenção - for menor que suas despesas de milhagem mensal, pode ser mais barato comprar um veículo. Você pode reivindicar a depreciação, além de deduzir todas as despesas relacionadas com o carro.