O que acontece se eu não tiver um formulário W-9 para alguém que eu paguei?

Terceirização de serviços para contratantes independentes é uma prática comum nos negócios. Ele economiza despesas gerais, faz com que especialistas realizem uma tarefa específica rapidamente e geralmente é necessário para projetos de curto prazo. Quando uma empresa paga a um contratado independente pelo menos US $ 600 ao longo de um ano, a empresa deve obter um formulário W-9 que forneça o nome do fornecedor, endereço, número de identificação fiscal e qualquer retenção necessária para impostos federais. Se o proprietário de uma empresa não tiver essas informações, precisará fazer esforços documentados para obtê-lo antes de enviar um formulário de imposto incompleto 1099-Misc.

Solicite as informações

Se você não tem um formulário W-9 para alguém que você pagou, você deve solicitar um. A maioria dos fornecedores oferece isso de bom grado. Muitos relacionamentos com fornecedores começam bem abaixo do limite de US $ 600, portanto muitos proprietários de empresas se vêem recuando ao concluir a preparação do imposto de final de ano e os pagamentos contábeis mais do que o inicialmente previsto. Também é possível que um fornecedor de um W-9, mas tenha cometido um erro no W-9, transpondo um número gerando um erro que o IRS observa.

Informações incorretas no W-9 geram um Formulário IRS CP-2100 ou CP-2100A, Notificação de Arquivamento Incorreto. Documente todas as solicitações para um W-9 atual. Pergunte aos fornecedores pelo menos três vezes. Alguns fornecedores têm um Número de Identificação do Empregador (Employee Identification Number - EIN) ou usam seu Número de Previdência Social para fins de renda. Qualquer número é aceitável.

Complete um 1099-Misc

Quando um fornecedor não fornece a documentação adequada do W-9, o proprietário de uma empresa ainda pode processar um Formulário 1099-Misc de final de ano, informando todas as receitas ao fornecedor. Isso permite que a empresa deduza as despesas corretamente. Como os formatos de formulários digitais não aceitam documentação incompleta, prepare um documento "Form 1099-Misc" manualmente. Observe que o fornecedor se recusou a fornecer um EIN digitando "Recusado" na caixa TIN do destinatário no formulário 1099-Misc. Formulários estão disponíveis para impressão gratuitamente on-line no site da Receita Federal ou em lojas de material de escritório local para compra.

Envie ao fornecedor sua cópia do 1099-Misc, envie ao IRS e ao estado sua cópia. Caberá ao fornecedor conciliar as informações com o IRS e pagar os impostos apropriados.

Negócios futuros com fornecedor

Quando o proprietário de uma empresa não pode obter ou verificar o EIN de um fornecedor, ele não está proibido de fazer negócios com esse fornecedor por nenhuma lei tributária. No entanto, ele é obrigado a começar a reter os impostos federais imediatamente para garantir que todos os impostos apropriados sejam pagos pelo trabalho. Isso ajuda o IRS a encontrar contratados independentes que não relatam todas as receitas em declarações fiscais de negócios ou estão tentando evitar os requisitos de retenção de backup já impostos. Os proprietários de empresas podem continuar a processar o 1099-Misc, mas devem remeter todos os pagamentos futuros com 24% já retirados dos pagamentos do fornecedor e enviar o montante retido diretamente ao IRS.