O que acontece se as despesas pagas antecipadamente não forem ajustadas em uma demonstração financeira?

As despesas antecipadas são classificadas como um ativo no balanço patrimonial de uma empresa, pois seu saldo representa um benefício que será utilizado em períodos futuros. Para evitar distorções nas demonstrações financeiras de uma empresa, é importante que a conta seja reconciliada a cada mês.

Tipos de despesas pagas antecipadamente

Os valores que compõem o saldo de despesas antecipadas no balanço de uma empresa no final do período incluem, mas não estão limitados a, prêmios de seguro pré-pago, aluguel pré-pago, impostos sobre a propriedade e contratos de serviços pré-pagos. O pagamento é registrado como um ativo no momento do pagamento e como o benefício é consumido, o saldo continua a diminuir.

Exemplo de despesas pagas antecipadamente

O impacto na demonstração de resultados e no balanço patrimonial quando as despesas antecipadas não são adequadamente ajustadas pode ser melhor compreendido com um exemplo. Suponha que em 5 de janeiro uma empresa que projeta e fabrica camisetas adquira um contrato de manutenção de 12 meses para duas das máquinas usadas na produção. O acordo custa US $ 9.600, começa em 1º de fevereiro e expira em 31 de janeiro do ano seguinte.

Gravando o Ativo

Como a compra foi feita em janeiro, a seguinte entrada será feita pelo contador da empresa até 31 de janeiro: Despesas pré-pagas de débito $ 9.600 Crédito em dinheiro $ 9.600 Observe que, como o uso do contrato ainda não ocorreu, essa entrada afeta apenas o balanço .

Entrada Recorrente

Como o contrato tem um custo total de US $ 9.600 para um período de serviço de 12 meses, a empresa gastará US $ 800 por mês para a conta de manutenção e reparos. A entrada mensal recorrente registrada pelo contador da empresa é a seguinte: Despesas de reparos e manutenção de débito US $ 800 Despesas antecipadas de crédito US $ 800 Com um crédito na conta do ativo de despesas antecipadas, essa entrada continuará a consumir o ativo durante o período do contrato até que o saldo seja zero no final do período do contrato.

Falha ao gravar a entrada

Em 21 de maio, o contador da empresa percebe que não conseguiu registrar a entrada mensal para despesas pagas desde o início do contrato. Isso significa que, a cada mês, as despesas da empresa foram subavaliadas em US $ 800, resultando em receita sobreavaliada no mesmo valor. Isso também significa que a conta de ativos de despesas pré-pagas no balanço patrimonial da empresa foi superestimada por três meses em um total de US $ 2.400.

Fazendo a correção

Para corrigir o erro e "pegar" de fevereiro a maio, o contador faz a seguinte entrada no final do mês: Reparos de débito e despesas de manutenção US $ 3.200 Despesas pré-pagas de crédito US $ 3.200 O contador explica ao proprietário que durante os reparos e manutenção do mês de maio parece ser muito alto, é o resultado da reserva de quatro meses de uma só vez e de não ter gasto o valor para os últimos quatro períodos.