O que é um ciclo de gastos?

O ciclo de despesas segue uma compra da decisão de comprar até o pagamento final. Os compradores usam o ciclo de despesas toda vez que fazem uma compra: eles decidem que precisam comprar produtos e comparar preços e fornecedores; Em seguida, eles fazem uma compra e escolhem um método de pagamento. O ciclo de despesas de uma empresa geralmente tem mais etapas e envolve várias pessoas e departamentos.

Decisões de compra

As empresas precisam de materiais e suprimentos para produzir bens e serviços. Um solicitante individual ou agente da empresa pesquisa produtos, compara preços e determina o produto ou serviço certo. Em uma pequena empresa, o proprietário da empresa pode tomar essa decisão. Algumas grandes empresas possuem sistemas de computadores do departamento de compras que solicitam compras de material, conforme necessário. O solicitante individual ou agente da empresa pode preencher um pedido de compra interno para aprovação.

Encomenda de Materiais

A precificação de bens e serviços é o próximo passo no ciclo. Termos e condições, prazos de entrega e políticas de devolução são outros fatores que afetam um pedido. O agente da empresa faz o pedido ao fornecedor, preenche a documentação adequada ou conclui o pedido on-line. As empresas podem usar um sistema manual ou de rastreamento de computador para seguir uma compra do pedido até a entrega final.

Materiais de Recebimento

Depois que a empresa recebe os materiais solicitados, o agente de compras revisa as faturas ou os comprovantes de embalagem quanto à precisão. Ele observa quaisquer discrepâncias e segue os procedimentos da empresa para processar qualquer produto danificado ou recebido por engano. Ele documenta discrepâncias para créditos e devoluções. O funcionário recebedor envia uma notificação de recebimento e outra documentação para a equipe de contabilidade e outras pessoas envolvidas no processo.

Inventário e Armazenamento

Uma vez recebidos, os materiais são devidamente inventariados. Dependendo dos itens e necessidade, os materiais podem ser enviados imediatamente ao agente solicitante ou usados ​​na produção. O excesso de materiais pode ser armazenado no local ou enviado para um depósito. Os materiais devem ser armazenados e protegidos adequadamente para evitar perda ou deterioração.

Forma de pagamento

Uma empresa completa o ciclo de despesas pagando pelos materiais. Pode pagar em dinheiro, cheque, cartão de crédito, transferência bancária ou linha de crédito. Os pagamentos podem incluir créditos por materiais danificados e pedidos incompletos ou descontos por pagamento antecipado.