O que é um item de foco em uma agenda da reunião?

Reuniões podem ser reuniões dinâmicas onde ideias inovadoras nascem. Eles também podem incitar rapidamente os ânimos, à medida que os participantes se afastam, sentindo que perderam tempo e não conseguiram nada. Como dono de uma pequena empresa, é seu trabalho guiar a reunião rumo à dinâmica e longe do frustrante. Para fazer isso, você deve dobrar o tempo gasto na elaboração da agenda, de acordo com a "Forbes". Como parte do processo de criação de agenda, você precisará criar itens de foco, que moldem o conteúdo e a direção da sua reunião.

Importância Organizacional

Um item de foco, também conhecido como item da agenda, item de ação ou tópico, é um item programado para ser considerado ou discutido durante uma reunião. Uma agenda de reuniões é uma lista de itens de foco, os participantes responsáveis ​​por apresentá-los ou discuti-los e a quantidade de tempo dedicada a eles. Estrategicamente organizada na agenda, a ordem dos itens de foco fornece uma visão geral da estrutura da reunião. Por exemplo, o primeiro item de foco será o primeiro ponto discutido, enquanto o último item de foco será o assunto final considerado antes do encerramento da reunião.

Ação ênfase

Os itens de foco devem começar com verbos de ação para ajudar os membros a entender o que precisa ser realizado. Por exemplo, se você listar apenas "lista de convidados do evento", os participantes não saberão se você está refinando, revisando, escolhendo ou corrigindo a lista de convidados. Em vez disso, escreva "Votar na lista de convidados do evento". Isso torna o item de foco muito mais claro e os participantes da reunião saberão o que esperar.

Selecionando Itens de Foco

Antes de decidir sobre seus itens de foco, determine o que você deseja realizar no encerramento da reunião. Depois de conhecer as metas da sua reunião, você pode desenvolver itens de foco para ajudá-lo a alcançá-los. Bons locais para procurar itens de foco incluem os minutos da última reunião e o feedback dos participantes. Depois de desenvolver uma lista de possíveis itens de foco, verifique se os itens estão relacionados e envolverão todos os participantes. Se não estiverem, considere ter mais de uma reunião para garantir que os participantes permaneçam focados e envolvidos.

Estar preparado

Se você colocar um item de foco na agenda da sua reunião, assegure-se de que você ou o participante selecionado esteja pronto para abordá-lo, reunindo os materiais de apoio necessários. Por exemplo, se o seu item de foco indicar "Aprovar relatórios financeiros", você precisará ter os relatórios da reunião com você. Como proprietário da empresa, você pode garantir uma boa reunião, verificando se cada participante tem acesso aos materiais de suporte necessários alguns dias antes da reunião.