O que é comunicação escrita nos negócios?

A comunicação escrita permite que as empresas comuniquem os desenvolvimentos, expectativas e legalidades aos funcionários e contatos no mundo exterior. Embora as cópias impressas tradicionais da comunicação escrita nos negócios ainda sejam predominantes, o e-mail e a comunicação on-line se tornaram cada vez mais comuns. Dada a importância da comunicação escrita, é uma boa ideia compreender os princípios básicos para aplicar as melhores práticas ao seu próprio negócio.

Tipos

Duas principais classificações de comunicação escrita estão no negócio, de acordo com o My Own Business, uma organização sem fins lucrativos que trabalha com empreendedores. A comunicação corporativa interna por escrito envolve empregadores e funcionários em todos os níveis da empresa. A comunicação escrita externa envolve clientes, contratados independentes, colegas da indústria e outras pessoas que não trabalham diretamente para a empresa. Os três principais tipos de comunicação escrita nos negócios incluem cartas comerciais, memorandos e relatórios. Exemplos modernos podem se estender a mensagens de texto, postagens de redes sociais e apresentações de negócios multimídia.

Usos

Cartas comerciais podem ajudar a promover a imagem comercial, comunicando-se com o mundo exterior. Os memorandos são usados ​​principalmente por empregadores e funcionários para comunicar informações sobre projetos atuais, mudanças nos procedimentos comerciais ou outros tópicos internos. Cartas e memorandos comerciais podem ser usados ​​para confirmar por escrito o que foi acordado verbalmente. Relatórios ajudam a comunicar novas informações, análises de dados ou pesquisas ou recomendações para futuras decisões.

Comunicação por e-mail

O email tornou-se uma forma comum de comunicação escrita nos negócios devido à sua rápida entrega, facilidade de uso e capacidade de atingir grandes públicos. O armazenamento de e-mail comercial tornou-se cada vez mais importante, pois o e-mail tornou-se “igualmente admissível” no tribunal como documentos em papel formal. Como a comunicação por e-mail continua a crescer como uma forma de comunicação empresarial escrita, as empresas estão cada vez mais buscando fontes externas para obter assistência no gerenciamento de e-mail.

Dicas

Crie um esboço antes de criar comunicação escrita para brevidade, clareza e sucessão. Oferecer recursos adicionais para comunicação contínua, como número de telefone, número de fax ou endereço de e-mail. Use marcadores e listas numeradas para simplificar. A comunicação empresarial escrita deve concluir com um apelo à ação. Acompanhar a comunicação por escrito com uma chamada telefônica, quando possível.

Etiqueta

Observe a etiqueta apropriada ao enviar ou responder a correspondência comercial. Cartas comerciais devem incluir papel timbrado, a data, o endereço do leitor, uma saudação, cabeçalho da carta, conteúdo do corpo principal, observações de encerramento e a assinatura e o nome do remetente.

Ao responder ao e-mail, não exclua a mensagem original do remetente na sua caixa de texto de resposta. Deixar esta informação em vigor permite que seu destinatário coloque rapidamente sua resposta no contexto. As linhas de assunto do email comercial devem ser claras e significativas. Se não tiver certeza do nome do destinatário, envie a observação como "Dear Sir or Madam".