Quais usar: Excel ou Access para um relatório financeiro?

Microsoft Excel e Microsoft Access armazenam os dados usados ​​para gravar um relatório financeiro. No entanto, o Excel tem mais opções internas para gerar rapidamente um relatório a partir de uma pequena quantidade de dados financeiros. O acesso é mais adequado quando grandes quantidades de dados precisam ser combinadas para criar um relatório complexo.

Bancos de dados planos e relacionais

O Excel é um programa de software de planilhas e o Access é um programa de software de banco de dados, mas ambos podem ser usados ​​para armazenar dados de maneira semelhante. Um banco de dados "simples" armazena uma única tabela com campos de dados em cada registro; estas são funcionalmente idênticas às colunas de dados e linhas de uma planilha. Um banco de dados "relacional" conecta várias tabelas de dados, usando informações na primeira tabela para agrupar informações de outras tabelas, como totalizar as vendas de todas as lojas em uma área específica. Os bancos de dados relacionais são semelhantes às pastas de trabalho do Excel que contêm várias planilhas, mas geralmente são mais flexíveis e poderosas.

Selecionando uma estrutura

Bancos de dados planos e pastas de trabalho de folha única são o tipo mais comum de estrutura no Access e no Excel porque a maioria dos projetos não possui dados ou complexidade suficientes para exigir um banco de dados relacional ou uma estrutura com várias folhas. Mas quando sua empresa precisa combinar grandes quantidades de dados, um banco de dados relacional é mais eficiente. Quando um relatório financeiro exibe dados somados e calculados de várias maneiras - por exemplo, detalhamentos por região e tipo de venda - ou quando o relatório deve coletar dados de várias fontes, um banco de dados relacional facilita o processo quando configurado corretamente. Enquanto o Excel permite a funcionalidade de banco de dados relacional, o Access fornece métodos mais poderosos e automatizados de trabalho com essa estrutura.

Modelos

O Excel e o Access incluem layouts predefinidos e estruturas de banco de dados para necessidades comerciais comuns. Depois de considerar se você precisará de um banco de dados simples ou relacional, revise os modelos e bancos de dados incluídos para ver se algum deles corresponde aos requisitos do que você precisará para armazenar e relatar seus dados. A demonstração do que está incluído em cada estrutura fornece detalhes para determinar se os seus requisitos de dados são mais adequados para serem armazenados no Excel ou no Access.

Selecionando Software

Tanto o Access quanto o Excel são aplicativos altamente complexos que podem levar anos de estudo para serem totalmente dominados, mas o Excel tem uma facilidade de uso, pois as habilidades básicas de planilhas são suficientes para começar a usar o programa. Se você ainda estiver incerto sobre qual aplicativo é mais adequado às suas necessidades, comece com um modelo do Excel e veja se ele funciona bem com seus dados brutos. Se você descobrir que está criando freqüentemente novas planilhas ou precisa criar cálculos complexos, alterne para um banco de dados do Access e importe as planilhas já criadas no Excel. O acesso geralmente requer mais trabalho projetando o layout do produto final, mas economiza trabalho ao criar as fórmulas que produzem o relatório.