Estratégias de orçamentação com base zero

Um orçamento baseado em zero começa com uma lista em branco. Cada item de linha requer explicação e justificativa, provando que ele atende às necessidades e recursos atuais da empresa. O processo pode ser detalhado e demorado. No entanto, um planejamento cuidadoso reduz as demandas de tempo do processo, e uma abordagem de orçamento baseada em equipe oferece oportunidade para todos os funcionários participarem e se sentirem responsáveis ​​pelos objetivos da empresa, o que pode ser um benefício para pequenas empresas e startups.

Vantagens dos orçamentos baseados em zero

As empresas usam um dos dois métodos de orçamento, ou às vezes uma mistura dos dois, para criar seus orçamentos. O método do orçamento incremental multiplica os resultados financeiros do ano anterior por uma porcentagem baseada nas tendências do setor e na inflação para produzir o orçamento do ano atual. Este método tende a produzir um orçamento que repete o ano anterior em um nível ajustado pelo multiplicador. O outro método, o orçamento baseado em zero, fornece um método alternativo para a abordagem incremental. Desconsiderar os resultados anteriores força uma empresa a examinar todos os seus gastos. Ele direciona os recursos da empresa para as necessidades atuais, não automaticamente para onde foram no ano passado. Gerentes que criam orçamentos baseados em zero devem pensar em termos de eficiência e novas oportunidades para a empresa. O orçamento baseado em zero exige treinamento dos gerentes para pensar estrategicamente e depende da capacidade dos gerentes de avaliar honestamente sua parte do negócio.

Estratégia de Auto-Imposição

O orçamento baseado em zero fornece uma oportunidade para implementar o orçamento auto-imposto, um processo que usa indivíduos em todos os níveis da empresa para produzir o orçamento. Essa estratégia dá aos funcionários um senso de propriedade sobre as metas da empresa e o orçamento resultante. O comprometimento com o cumprimento das metas da empresa geralmente aumenta entre aqueles que ajudaram a formular essas metas. Além disso, as pessoas mais próximas ao trabalho tendem a produzir orçamentos mais precisos; gerentes removidos do trabalho real podem ter expectativas irrealistas. A estratégia autoimposta também reduz as reclamações sobre orçamentos irrealistas ou impraticáveis ​​impostas de cima. Empresas menores e startups em particular podem se beneficiar desse senso de participação da equipe.

Narrativa de despesas

O orçamento baseado em zero exige justificar todas as despesas no orçamento da empresa. Em combinação com uma estratégia de autoimposição, a gerência deve exigir que os gerentes da unidade escrevam uma breve descrição de cada item de linha em seu orçamento. Faça-os explicar por que precisam gastar esse dinheiro e como a empresa vai se beneficiar dele. À medida que a empresa avança no ano orçamentário, todos têm uma compreensão clara do que significam os números na planilha. Por exemplo, se um gerente de produção baseia sua despesa na criação de 5.000 unidades, ele pode explicar uma despesa maior apontando para uma produção de 6.000 unidades.

Gerenciando o Processo Orçamentário

O orçamento baseado em zero requer um compromisso de tempo e recursos que pode exceder a capacidade de uma pequena empresa. Por causa disso, uma empresa pode achar conveniente criar um orçamento baseado em zero uma vez a cada poucos anos e usar orçamentos incrementais nos anos intermediários. Uma empresa pode estabelecer um cronograma sob o qual cada unidade operacional produz um orçamento baseado em zero uma vez a cada poucos anos, mas pelo menos uma unidade produz esse orçamento a cada ano. O uso de uma dessas estratégias ajuda sua pequena empresa a aproveitar os benefícios do orçamento baseado em zero sem passar pelo processo de toda a empresa a cada ano.