Os desafios da comunicação por e-mail comercial

Atualmente, os gerentes de negócios se comunicam regularmente com seus funcionários, clientes e outras partes interessadas por e-mail. Embora a comunicação por e-mail seja rápida e possa ser enviada de um PC, telefone ou outro dispositivo móvel com facilidade, os gerentes condenam o e-mail por desafios que o meio representa em empresas grandes e pequenas.

Efeitos

Enviar uma mensagem de email não é como enviar um envelope lacrado através do serviço postal. As comunicações no papel são muito menos prováveis ​​de serem lidas por alguém para quem a mensagem não é destinada. Isso não é verdade com o email, que pode ser encaminhado pelo destinatário para quem ele escolher. O desafio para qualquer pessoa de negócios é pensar claramente sobre o conteúdo da mensagem de e-mail que ele está prestes a enviar e as consequências não intencionais da informação que acabam na caixa de entrada errada.

Prazo

Às vezes, uma mensagem de e-mail fica entupida no "sistema" e não é entregue por horas ou às vezes até dias a partir do momento em que foi enviada. Você espera uma entrega quase instantânea, mas nem sempre é o caso. Carimbo de data e hora preciso pode aliviar parte desse problema. Mas também é importante considerar em que fuso horário está o servidor de correio e como o mecanismo de envio é à prova de idiotice.

Considerações

E-mail foi projetado para melhorar as comunicações, tornando-o mais rápido e mais direto ao ponto. Mas a impressão de mensagens de e-mail na impressora da empresa anula essa finalidade. O escritório "sem papel" está muito longe, se muitos funcionários insistirem em manter arquivos em papel de todas as mensagens de e-mail que enviam ou recebem.

Aviso

E-mail tornou fácil ser preguiçoso. Embora haja eficiências óbvias a serem obtidas usando o email, certifique-se de que sua equipe de vendas não esteja usando o email como uma muleta. Não há nada como uma reunião calorosa em pessoa para fechar uma venda ou fazer um discurso atraente para um cliente em potencial.

Percepção especializada

Assim como os vendedores precisam estar pessoalmente na frente dos clientes, os gerentes também precisam estar pessoalmente em contato com os funcionários, observa Shawn Smith, da Next Level Consulting, um consultor de Nova York para empresas em crescimento. É muito fácil para os gerentes se sentarem em escritórios fechados e enviarem e-mails aos funcionários sem falar com eles individualmente. Mesmo a comunicação por e-mail mais sucinta precisará de esclarecimento por parte de alguns funcionários.