Documentação de Processos Contábeis Significativos

Embora os memorandos significativos de processos contábeis não tenham o enredo de seu romance favorito, eles fornecem controle sobre os relatórios financeiros de sua empresa. A documentação de processos contábeis significativos é essencial para assegurar que a atividade empresarial seja contabilizada de maneira consistente e de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos. Entender as etapas da criação de um memorando de processo contábil pode ajudá-lo a implantar esse procedimento em sua pequena empresa.

Ciclo de Transação

A documentação do processo contábil é geralmente gerenciada pelo ciclo de transação. Por exemplo, todos os processos contábeis relacionados a compras são geralmente incluídos no mesmo memorando de processo contábil. Em pequenas empresas que são grandes o suficiente para dar suporte a um departamento de contabilidade, a documentação geralmente é iniciada por um gerente ou controlador de contabilidade que determina os tipos de transações que são normais o suficiente para documentar em uma política. Em empresas menores, esse processo é geralmente utilizado pelo contador solitário da empresa. Depois que essas transações são identificadas, elas são agrupadas por ciclo de transação e a documentação do processo é iniciada.

Aprovações e Controle Interno

A documentação do processo de contabilidade deve incluir descrições de quaisquer aprovações ou atividades de controle interno que sejam seguidas ao processar uma transação. Por exemplo, a maioria das empresas exige níveis diferenciados de aprovação ao fazer compras. Uma política típica de aprovação em camadas permite que os funcionários gastem até um certo nível sem aprovação, compras maiores exigem aprovação de supervisor ou gerente e as maiores compras exigem aprovação do proprietário. Procedimentos semelhantes são frequentemente promulgados para aprovações de crédito e contratação em nome da empresa. Independentemente das aprovações que você estabeleceu para sua empresa, documentar o controle é apenas metade da batalha. Além disso, você precisa garantir que os funcionários da empresa acompanhem os funcionários para garantir que as regras estão sendo seguidas.

Tratamento contábil

A seção mais importante de um memorando de processo contábil é a descrição do tratamento contábil. Um tratamento contábil é uma descrição de como as transações devem ser contabilizadas. Os princípios contábeis geralmente aceitos geralmente permitem discrição ao escolher um tratamento contábil, mas geralmente exigem que o procedimento seja aplicado de forma consistente. Ao documentar a postura da empresa na contabilização de transações de rotina, os proprietários de pequenas empresas podem garantir que a empresa esteja contabilizando as atividades de negócios de maneira consistente. Esta seção deve incluir uma descrição da transação, a contabilização adequada da transação, uma citação do princípio contábil pertinente aplicado e o procedimento necessário para obter a aprovação, caso seja necessário desviar-se do procedimento.

Mudar a gestão

A revisão e atualização dos memorandos do processo contábil devem acontecer pelo menos uma vez por ano ou quando grandes mudanças forem feitas na maneira como a empresa opera. Para garantir que as alterações sejam documentadas em tempo hábil, os proprietários de pequenas empresas devem fazer alterações de avaliação na parte de negócios do procedimento de fechamento mensal. Se os proprietários pesquisarem a empresa em busca de alterações relevantes como parte de uma revisão mensal dos resultados de negócios, todas as alterações serão registradas no mês em que ocorrerem. Por exemplo, digamos que uma revista publique uma nova opção de assinatura de um ano, em vez de apenas vender revistas em lojas locais. Essas alterações exigem que o proprietário determine como contabilizar a receita da assinatura. Ao descobrir as especificidades da nova oferta no final do mês, até mesmo um proprietário que não esteja gerenciando ativamente o negócio pode garantir que os procedimentos adequados estejam sendo seguidos.