Elaboração de um Memorando Interno

Os memorandos internos fornecem aos seus colegas de trabalho e gerentes informações sobre projetos, metas, prazos, problemas e outros tópicos. Se você espera que seu memorando seja lido, é importante escrever o mais sucintamente possível e identificar claramente o objetivo do memorando. Uma rápida revisão da formatação do memorando ajudará a garantir que seu memorando seja claro e conciso.

Título

O cabeçalho contém a data, lista os nomes dos destinatários, lista seu nome e fornece uma breve descrição do assunto. Coloque cada um desses itens em linhas separadas. “Para:” precede a lista de destinatários, “De:” precede seu nome, “Data:” precede a data e “Assunto:” precede a descrição do assunto. A parte mais importante do cabeçalho é o assunto. Os leitores devem entender rapidamente quais informações ou instruções estão contidas no corpo do memorando lendo a linha de assunto. Uma boa linha de assunto descreve o propósito do memorando com o menor número de palavras possível.

Introdução

A introdução fornece algumas informações sobre o assunto que você discutirá no corpo do memorando. Embora o tópico possa ser bem conhecido, seus destinatários podem precisar de algumas informações adicionais, especialmente se não estiverem diretamente envolvidos com o projeto. Explique brevemente o motivo do memorando em um parágrafo de duas ou três frases. O objetivo da introdução é garantir que os destinatários entendam exatamente o que será discutido e por que receberam o memorando.

Corpo

O corpo do memorando explica o tópico listado na linha de assunto em detalhes. Se o objetivo do memorando é atualizar os destinatários sobre o status de um projeto, você pode explicar brevemente a finalidade do projeto e listar todos os itens que foram concluídos e aqueles que não foram completados. Se você precisar de aprovação para prosseguir com uma tarefa ou atribuição, o corpo deve conter informações explicando exatamente o que você planeja fazer, quando planeja fazê-lo e como planeja fazê-lo. Evite adicionar detalhes insignificantes. O memorando deve incluir apenas as informações que os leitores precisam para entender a situação ou tomar uma decisão.

Conclusão

A conclusão explica qual ação você gostaria que os destinatários tomassem depois de ler o memorando. Você pode pedir informações, uma decisão ou convidar os destinatários para uma reunião para discutir o tópico. A conclusão deve incluir informações sobre como entrar em contato com você. Inclua mais de um método de contato, como o número do seu ramal e seu endereço de e-mail. Se houver um prazo para respostas ao memorando, é importante anotar essas informações também.