Dicas de organização de arquivos de funcionários

Como proprietário de uma pequena empresa, é importante manter registros precisos dos funcionários do ponto de vista de recursos humanos, bem como garantir a conformidade com as leis federais e estaduais. Devido à sua importância, os registros dos funcionários precisam ser bem organizados para ajudá-lo a encontrar as informações sempre que precisar. Algumas dicas podem ajudá-lo a desenvolver e gerenciar um sistema eficiente de registros de funcionários.

Escolha um método adequado

Selecione um método de arquivo que atenda ao seu estilo pessoal e ao tamanho do seu negócio. Se o seu negócio é muito pequeno - tendo apenas dois ou três funcionários, por exemplo - você poderia manter registros em papel em pastas guardadas armazenadas em um arquivo de gabinete bloqueado. Para uma empresa maior, armazenar registros em um computador pode ser muito mais conveniente. Faça backup de todos os arquivos de computador com cópias em papel ou armazenando-os em um disco.

Criar formulários padronizados

Para garantir consistência e precisão, desenvolva formulários padronizados para atividades que afetam todos os funcionários. Os formulários típicos podem incluir aqueles usados ​​para avaliações de desempenho, ações disciplinares e ajustes salariais. Os formulários padronizados ajudam você a tratar cada funcionário de maneira justa e a fornecer documentação no caso de acusações como discriminação.

Organizar arquivos cronologicamente

Para facilitar a localização de itens, especialmente ao usar um sistema de arquivamento em papel, arquive os documentos em ordem cronológica. Comece cada arquivo com uma nova contratação de papelada que inclua itens como formulários de pedido de emprego, currículo, impostos e governo, como um W-4 e I-9, uma descrição de trabalho por escrito e informações de contato de emergência. Adicione cada novo item à medida que ele ocorre, como uma avaliação de desempenho anual. Você pode optar por criar subpastas - como novas informações de contratação e avaliações de desempenho - para cada funcionário e organizar os documentos cronologicamente em cada um deles.

Incluir acordos assinados

Se a sua empresa tiver políticas como contratos não relacionados, acordos de não conformidade, código de ética ou regras de assédio sexual, assegure-se de obter uma confirmação assinada de que o funcionário leu e compreendeu cada um deles e os mantém em arquivo. Isso protegerá você no caso de você rescindir um funcionário devido à violação de um desses contratos.

Informação sensível

Tenha em mente que seus funcionários têm o direito legal de visualizar os arquivos de seus funcionários. Isso significa que você deve ter cuidado com as informações que você escolheu para entrar. Por exemplo, se você fizer comentários por escrito sobre a etnia ou orientação sexual de um funcionário, poderá estar se abrindo para uma possível ação judicial.