Exemplos de contabilidade de despesas

As empresas produzem vários relatórios financeiros para monitorar o desempenho e o valor da empresa. Um desses relatórios é a demonstração de resultados, também chamada de demonstração de lucros e perdas. Este relatório registra receita de vendas, juros ganhos e outras fontes e despesas, como folha de pagamento, aluguel e custo de mercadorias vendidas. Como regra geral, as vendas para um período de relatório correspondem às despesas incorridas para suportar essas vendas.

Contas de compensação

O método contábil predominante é o sistema de dupla entrada. Este método requer um mínimo de dois números de conta para cada entrada. Se a empresa emitir um cheque no momento da compra, a compensação apropriada é a conta em dinheiro. No entanto, há estágios intermediários pelos quais as contas podem passar antes da emissão real de um cheque. Se bens ou serviços são comprados a crédito, a compensação é normalmente contas a pagar. Se uma empresa incorrer em uma dívida durante um período contábil, mas não receber a fatura a tempo de registrá-la no período apropriado, a conta de compensação será normalmente acumulada. Se a despesa cobrir vários períodos contábeis, toda ou parte da despesa é compensada com despesas pagas antecipadamente.

Exemplo: Despesas compensadas em dinheiro

Uma despesa é compensada em dinheiro se for paga no momento da compra. Por exemplo, se uma empresa não tiver crédito com um fornecedor, poderá ter que pagar quando as mercadorias forem entregues ou o serviço for executado. Se o proprietário de uma empresa fizer um cheque na loja de material de escritório e comprar canetas, clipes de papel e cartuchos de toner, o custo seria registrado como um débito para materiais de escritório e a conta em dinheiro seria o crédito compensatório.

Exemplo: Despesas compensadas para contas a pagar

Contas não pagas imediatamente são geralmente compensadas com contas a pagar. Se uma empresa recebe uma dúzia de caixas de papel para copiadoras de um fornecedor com o qual possui termos de crédito, a entrada correta seria um débito para materiais de escritório e um crédito para contas a pagar. Quando o cheque é emitido, a entrada debitaria as contas a pagar e o crédito em dinheiro.

Exemplo: Despesas Compensadas para Despesas Pré-Pagas

O princípio de correspondência exige que as empresas registrem as despesas de vários períodos contábeis como despesas pagas antecipadamente. Apenas a parte do período atual é registrada como despesa. Para ilustrar, uma empresa adquire uma apólice de seguro que vai de 1º de junho de um ano até 31 de maio do ano seguinte. A política custa US $ 2.400 e cobre 12 meses. Se a empresa pagar o prêmio integral no dia 1º de junho, a entrada debitará despesas de seguro de US $ 200, despesas pré-pagas de US $ 2.200 e dinheiro de US $ 2.400. Em cada mês subseqüente, a entrada debitaria despesas de seguro de US $ 200 e as despesas de crédito pré-pagas de US $ 200.

Exemplo: compensação de despesas para despesas acumuladas

O princípio de congruência também exige que as empresas que usam o método contábil de acumulação registrem as despesas durante o mês em que a fatura foi incorrida, e não quando ela é paga. Como exemplo, a fatura mensal de uma empresa para serviços de Internet é de US $ 250. O provedor envia as faturas muito tarde para a empresa registrar a fatura real. Antes de fechar o período contábil, a empresa debita a conta de despesas adequada, como custos de Internet ou comunicações, e créditos acumulados. Embora a empresa possa registrar a fatura debitando despesas acumuladas em vez de Internet ou comunicações, o método mais comum é reverter a provisão primeiro debitando as despesas acumuladas e creditando a conta de despesas. A fatura é então lançada, debitando a conta de despesas e as contas de crédito pagáveis ​​pelo valor da fatura.